Utenforskap er et samfunnsproblem med dyptgripende konsekvenser – både for enkeltindividet og for samfunnet. I Nord-Gudbrandsdal har fem kommuner gått sammen for å løse dette gjennom et unikt tverrfaglig samarbeid. Ved hjelp av digitale verktøy og relasjonell kompetanse skal det skapes bedre løsninger for mennesker med komplekse behov.
Hvordan knekke koden om tverrfaglig samhandling?
Høsten 2024 blir et unikt samarbeidsprosjekt satt i gang i Nord-Gudbrandsdal.
Med i prosjektet er
- Kommunene Vågå, Lom, Sel, Dovre og Lesja
- Joint Action, leverandøren av Joint Action Analytics
- Visma Flyt, leverandør av fagsystemer, blant annet Flyt Samspill
På bildet over: Pål Bertil Eide (Lom), Tuva Lund (Joint Action), Brita Bollum, (Visma Flyt), Ole Dalvang (Joint Action), Helen Øygarden (Vågå), Bente Krogsæter (Sel) Ingun Korsen (Dovre) Foto: Eva J. Stensrud
Ideen er å kombinere IT og systemperspektivet fra Visma Flyt og det faglige og relasjonelle fra Joint Action for å få til bedre tverrfaglig samhandling både innad i kommunene og regionalt.
Bakgrunnen for samarbeidet er et ønske om å sette individet i sentrum i større grad enn det som er tilfellet i dag. Dette gjennom å sentrere den tverrfaglige innsatsen rundt innbyggerne. Da blir det naturlig å spørre seg:
- Hvem er involvert i denne personens liv?
- Snakker disse partene sammen? Samarbeider de til gode for innbyggeren?
- Hvis ikke, hva hindrer dem?
- Hvordan kan disse hindrene fjernes?
- Er familien involvert på riktig måte, eller blir de bare koordinatorer i systemet?
- Føler personen selv at han er en aktiv og verdifull del av samhandlingen?
Målet for prosjektet er formulert slik:
“Hvordan kan kommunene sikre gode løsninger for innbyggere med komplekse utfordringer?”
I tillegg til å redusere antall barn og unge som faller utenfor, er målet å spare samfunnet for penger. Utenforregnskapet til KS viser at hver enkelt som faller utenfor koster samfunnet 370.000 kroner – hvert eneste år. I løpet av et liv beløper dette seg til nesten 16 millioner kroner.
Arbeidet bygger på en felles oppvekststrategi, samt en felles plan om å bruke BTI/BTS (Bedre tverrfaglig innsats/samhandling) i prosessen. Flyt Samspill blir da et sentralt verktøy i samhandlingen. Ambisjonen er også å øke effektiviteten i det interkommunale samarbeidet.
For å sikre en felles tilnærming og et felles språk i det tverrfaglige samarbeidet benyttes metoden “Relasjonell kapasitet”. Relasjonell kapasitet er definert som “evnen til å skape effektive samarbeidsrelasjoner rundt komplekse og dynamiske tverrfaglige og tverrorganisatoriske oppgaver når og hvor behovet oppstår".
Deltagernes roller i samhandlingsprosjektet
Kommunene skal delta aktivt, velge ut og undersøke saker som gjerne kan være komplekse og kostnadskrevende å løse. De skal videre analysere, gjennomføre intervensjoner og delta i rådgivning gjennom hele utviklingsforløpet. Kommunene bruker analyseverktøyet Joint Action Analytics til å kartlegge samarbeidet rundt de sakene kommunene har valgt ut.
På bildet over: Ole Dalvang, Joint Action. Foto: Eva J. Stensrud
Joint Action skal koordinere arbeidet sammen med Visma Flyt. De skal drive opplæring i relasjonell analyse i kommunene via bruk av analyseverktøyet, kartlegge samarbeidsstrukturer og identifisere potensielle forbedringer innen kommunikasjonen og måten de ansatte i kommunen samhandler på. I tillegg skal de drive opplæring av brukere av analyse- og kunnskapsplattformen og sikre at det blir en sammenheng mellom prosjektet og den enkeltes praksis. De foretar grundige analyser innledningsvis og underveis i prosjektet.
Visma Flyt er leverandør av plattformen/samhandlingshuben Flyt Samspill. Med utgangspunkt i analysene Joint Action foretar, vil Visma Flyt veilede i bruken av Flyt Samspill og hvordan verktøyet kan benyttes for å oppnå forbedringer i det tverrfaglige samarbeidet. Det blir også gitt veiledning i forbindelse med andre systemer som Flyt leverer, blant dem Flyt PPT og Flyt Sikker Sak.
Illustrasjon: Visma Flyt
Tverrfaglig samhandling - hvor skal man starte?
Kommuneansatte vet at innbyggerens behov ofte må løses på tvers av sektorene. Skolen kan være involvert, kanskje også helsesykepleier, PPT eller Barnekoordinatoren. I andre saker snakker vi kanskje om psykisk helse, om omsorgsbehov, fysioterapeuter, ergoterapeut, fastlege.
Men samhandling er en kompleks øvelse.
Så spørsmålet blir: Hva kan vi få til når vi jobber sammen? Og hvordan kan vi best få det til? Neste steg blir å rette oppmerksomheten mot ens egen evne til kommunikasjon og samhandling, altså ens egen relasjonelle kapasitet.
Illustrasjon: Joint Action
Relasjonell kapasitet er en evne som kan måles. Det betyr i sin tur at når man jobber med å bedre evnen, blir fremgangen også synlig og håndfast. Da blir det også lettere å se hvilke tiltak som faktisk hjelper og hva som må jobbes med. Arbeidet med å styrke kommunenes relasjonelle kapasitet står sentralt i samarbeidet i Nord-Gudbrandsdal.
Relasjonell kapasitet henger også nært sammen med hvor godt aktørene kjenner hverandre, og nettverksmøtene som holdes i prosjektet skal sikre et godt gjensidig kjennskap til de ulike fagpersonenes roller og arbeidsforhold. Møtene skal gi deltakerne en dypere forståelse av utfordringene de andre partene møter i arbeidet sitt, og hvordan de skal jobbe med evnen til felles problemløsning.
Den første prosessen går på relasjonsbygging. Hvilke oppgaver og utfordringer møter du og dine kollegaer rundt denne gruppen innbyggere? Og dernest; hvilke metoder brukes for å løse utfordringene? Den andre prosessen går på sakshåndteringen. Hvilke løsninger mener du skal til for å løse utfordringene?
Relasjonell ledelse handler om hvordan ledere kan sikre at komplekse oppgaver løses på en effektiv måte der mange aktører er involvert.
Som hånd i hanske
Ønsket fra kommunene i Gudbrandsdalen om å jobbe med egen samarbeidskapasitet møtes på en god måte med funksjonaliteten i Flyt Samspill. Flyt Samspill er utviklet nettopp med det for øye å bli en naturlig kommunikasjonshub mellom de forskjellige fagområdene i en kommune. Det er verktøyet til “laget rundt innbyggeren”, det være seg elever i skolen, barn i barnehagen eller mennesker med omsorgsbehov. Verktøyet er en forlengelse av fagsystemene, binder tjenestene sammen og legger til rette for tverrfaglighet.
Gjennom arbeidet med relasjonell kapasitet synliggjør Joint Action hva Flyt Samspill kan brukes til, for uten relasjonell kapasitet kan man ikke lykkes ikke fullt ut i arbeidet med BTI og Samspill. Flyt Samspill er ikke et komplisert system, men benyttet til sitt fulle potensial er det komplekst, fordi det dekker så mange aspekter av tverrfaglig samhandling. Når det er sagt: Alt må ikke brukes på én gang. Det går fint an å starte med det enkle. Fagkonsulenter fra Visma Flyt har jobbet målrettet med opplæring for å hjelpe kommunene i gang med verktøyet.
Samtlige av kommunene hadde allerede tatt Flyt Samspill i bruk da prosjektet startet opp, men i varierende grad. Når man jobber med praktiske case, er det lettere å se hvordan verktøyet er en naturlig del av det tverrfaglige samarbeidet, og nå som dette prosjektet er i gang, vil det sannsynligvis øke bruken av Samspill ytterligere.
Stadiene i prosjektet
Høsten 2024: Utviklingsforløp 1 (august til oktober):
- Oppstart
Kommunene har deltatt i online-møter med Joint Action i august og september 2024. Representanter fra de ulike enhetene i kommunene har vært til stede, og det er utvekslet informasjon om lokale utfordringer. Det er i tillegg gitt opplæring i Joint Analytics og relasjonell kapasitet. Hver kommune har valgt ut representanter og saker de vil jobbe videre med.
Utviklingsforløp 2 (oktober til desember):
- Kick-off på Otta oktober 2024
Alle er orientert om prosjektet, og brukere har fått opplæring. I løpet av oktober og november blir det gjennomført 5 såkalte 0-punkts analyser av enkeltsaker. Lagene rundt enkeltsaker snakker sammen, Joint Action står til rådighet i utviklingen av relasjonell kapasitet. I november møtes de fem kommunalsjefene til individuelle samtaler for å utveksle erfaringer samt diskutere løsninger på problemer de har støtt på.
- Februar/mars 2025
Analysene gjentas. Arbeidet fortsetter med utvidelse og rådgivning.
- April 2025
I starten av april befinner kommunene seg på forskjellige stadier i prosjektet. To av dem er godt i gang, med henholdsvis 245 og 179 deltakere, en tredje er litt på vei, med 84 deltagere. De to siste er ennå i startfasen. Det er utarbeidet engasjementsrapporter over engasjementsscore på plantyper i Flyt Samspill, eksempelvis individuell plan (74 stk), barnehage (4) og stafettlogg (4). Disse rapportene viser graden av engasjement hos de forskjellige lagspillerne; for eksempel planeier, koordinator, foresatt/verge og tjenesteyter.
Resultater så langt – sentrale funn
- Fagdagen på Otta 4. juni
Denne dagen er satt av til erfaringsutveksling og diskusjon, og både kommuneansatte fra forskjellige sektorer og kommunalsjefene diskuterer hvordan prosessen har vært i egen kommune. Ikke uventet er det forholdsvis stor variasjon kommunene imellom både når det gjelder gjennomføring og egen opplevelse av prosjektet så langt.
Når det er sagt; engasjementsscoren både når det gjelder relasjonell kapasitet og relasjonell ledelse viser en klar positiv utvikling fra gjennomføringen av de første analysene til analyse nummer to. Noe av det som skiller seg mest ut, er korrelasjonen mellom de ansattes engasjementsscore og hvor involvert ledelsen er i prosessen med å jobbe tverrfaglig. Såkalt “insisterende ledelse” bør med andre ord vektlegges sterkt fremover.
Illustrasjon: Joint Action
Veien videre i det tverrfaglige samarbeidet
Herfra blir det viktig å fortsette implementeringen i kommunene, finne ut hvilke behov kommunene har for bistand fra konsulentene fra Visma Flyt, dele erfaringer – for eksempel fra dem som har planer med stor aktivitet.
Videre bør tverrfaglig samarbeid og Flyt Samspill inn på kommunenes møteplan, slik at arbeidet får en kontinuitet. Engasjementsrapportene kan følges opp, der det mangler engasjement, kan dette etterspørres fra ledelsen.
Det handler om å få det tverrfaglige samarbeidet under huden i enda større grad. Dette betyr at kommunene og de enkelte sektorene ikke gjør seg avhengige av nøkkelpersoners engasjement og innsats, men at prosessene rundt tverrfaglig samarbeid blir en del av måten man forholder seg til hverandre på.
