Kinn kommune har brukt Flyt Samspill i over ti år. Deres viktigste lærdom? For at travle fagfolk skal prioritere samhandling i en hektisk hverdag, må terskelen for å bruke systemet være så lav som overhodet mulig.
Da Kinn kommune (den gang Vågsøy og Flora) startet med Flyt Samspill i 2015, trodde de først at verktøyet primært ville bli brukt til "eldre pasienter med lårbeinsbrudd", altså eldre med behov for samhandling om rehabilitering. Virkeligheten viste seg å være en annen. I dag er det barn og unge med komplekse behov – fra skolefravær til utviklingsforstyrrelser – som utgjør hovedtyngden av sakene.
Trude Gulbranson, leder i Strategi og samordning, har vært med siden starten, som leder i Koordinerande enhet fra 2010-2022. Hun har så mye erfaring at hun representerte Norge i det Nordiske nettverket for komplekse velferdstjenester, der hun holdt innlegg på nettverkets avslutningskonferanse i Danmark om hvordan koordinerende enhet fungerer som grunnmur for tverrfaglig samarbeid.
"Gjør det enkelt" som leveregel
I en hverdag der ansatte ofte må forholde seg til over ti ulike fagsystemer, er "systemtretthet" en reell utfordring. Kinn har derfor tatt grep for å senke terskelen. De har bevisst valgt å gjøre systemet så enkelt som mulig for de ansatte ved å bruke faste maler.
"Hovederfaringen vår er at vi må gjøre det enkelt. Vi har laget våre egne maler for møteinnkallinger og referat direkte i meldingsfunksjonen til systemet. Det strukturerer møtene og gjør at selv helt ferske møteledere føler seg trygge," forklarer Gulbranson.
Malene følger faste livsområder som helse, skole, fritid og bolig. Ved å skrive referatet ferdig direkte i møtet sammen med foreldre og fagfolk, sikrer de at alle går ut av døra med samme forståelse – og de sparer tid.
Brukeren i sentrum: "Hva er viktig for deg?"
For Kinn handler ikke samhandling bare om logistikk, men om reell brukerstyring. Øverst i alle maler står spørsmålet: "Hva er viktig for deg?"
– Vi oppfordrer foreldre til å presentere barnet sitt i systemet. Det gir et menneskelig bilde som utfyller de helsemessige og pedagogiske dokumentene. Og når ungdommen runder 15 år, ønsker vi at de er med i møtene selv for å si hva som er viktig i deres liv.
Gulbranson understreker at trygghet er en av de største gevinstene:
"Jeg følger ungdommer med livslange behov der alt egentlig fungerer veldig godt. Vi trenger ikke nødvendigvis 'løse' noe hver gang, men de føler en enorm trygghet ved at vi møtes fast tre ganger i året. Den tryggheten demper utrolig mye frustrasjon hos familien."
Suksessen med Helse Førde
En av de største strategiske milepælene for Kinn har vært å få spesialisthelsetjenesten aktivt med. Tidligere var det utfordrende å koble på instanser som BUP og HABU (Barne- og ungdomsrehabilitering), men en formell, skriftlig avtale med Helse Førde har endret alt.
Koordinatorrollen er for alle
I Kinn har de valgt en modell der koordinatorene ikke er egne stillinger, men en del av de ordinære oppgavene til ansatte som er tettest på brukeren. For å få dette til å fungere, tilbyr de en "fadderordning".
– Vi har gått bort fra tunge todagerskurs i lovverk der vi nesten ikke så folk igjen på dag to. Nå trygger vi folk gjennom praktisk opplæring, og vi tilbyr erfarne ansatte fra koordinerende enhet som "støttekontakter" som blir med i de første møtene til en ny koordinator.
Strategisk forankring
For Gulbranson er det avgjørende at samhandling ikke er noe man gjør "hvis man får tid". I Kinn er bruken av Flyt Samspill lagt inn i virksomhetsplanene til alle tjenester.
– Vi ser de samme utfordringene i hele Norden: dårlig økonomi, mangel på fagfolk og demografiske endringer. Da er gode samhandlingsstrukturer det eneste som kan avlaste tjenestene. Vi må rett og slett binde folk til masta og gjøre samordning til en kjerneoppgave, avslutter hun.
Kinns suksessformel for samhandling:
- Strategisk forankring: Legg samhandlingsplikten inn i kommunens styringssystemer og virksomhetsplaner.
- Faste maler: Bruk standardiserte referatmaler som dekker alle livsområder (helse, skole, fritid, bolig).
- Sett neste dato med en gang: Bruk kalenderen aktivt før møteslutt for å unngå administrativt etterarbeid.
- Involver spesialistene: Jobb for skriftlige avtaler med ditt lokale helseforetak for å sikre tverrfaglig deltakelse.
- Lavterskel opplæring: Bruk "støttekontakter" for å trygge nye koordinatorer i rollen.
Bildene er gjengitt med tillatelse fra Trude Gulbranson
