04.02.2025 Marianne Christiansen

Innebygd arkiv i InSchool

I InSchool er det såkalt “archive by design”, men hva betyr egentlig det? Og hvorfor er et innebygd arkiv en god idé?

Et gammelt arkivskap i et mørkt lokale. En skuff er åpen og full av dokumenter.

Hva betyr Archive by Design?

Det man ofte omtaler som archive by design handler om å automatisere arkivering og sikre mer komplett informasjon for ettertiden. Med innebygget arkiv by design blir informasjonen som behandles i InSchool dermed automatisk arkivert hvis den har verdi for ettertiden. Informasjonen kan ha verdi enten for å ivareta historikken til skolenorge, eller rettssikkerheten til den enkelte elev med tanke på om de har fått det tilbudet de har krav på (arkivloven, §1)*.

Hvordan virker det?

Arkivet opprettes automatisk per fylke/skoleeier, og tilsvarende opprettes et underarkiv per skole og en arkivdel for elever. Alle prosesser som anses som arkivverdige vil så automatisk arkiveres med korrekt metadata, utarbeidet av arkiveksperter, i samme øyeblikk som selve informasjonen opprettes. Når for eksempel en elev begynner på en ny skole, vil det automatisk opprettes en elevmappe på eleven. Videre, vil det opprettes en saksmappe i elevens mappe når vedkommende oppretter søknad om fritak i sidemål og klikker send på søknaden sin. All korrespondanse og vedlegg vil arkiveres i henhold til gjeldende norsk standard NOARK 5.5.

Skoleledere, lærere og saksbehandlere ved skolen slipper altså å foreta seg noe ekstra for å arkivere informasjon på riktig sted, til riktig tid med riktige tilganger! Det er til og med ivaretatt at hver enkelt prosess med tilhørende mappe og dokument automatisk får påført tidspunkt for når informasjonen skal slettes ihht. gjeldende lover og regler. Videre vurdering og utføring av sletting gjøres av informasjonsforvaltere hos skoleeier som er eksperter på å gjennomføre slike prosesser.

*For flere detaljer om bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning, vennligst se Arkivverkets Hovedprinsipper for riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning

Abonner på bloggen her

Innebygd arkiv i InSchool

Hva betyr Archive by Design?

Categories

Share blog post

Liknende artikler

Barn med særskilte behov – et utfordrende arbeidsfelt

Enslige mindreårige flyktninger – status i Norge i dag

Digihelse – Bergen kommunes erfaringer