Mens mange kommuner fortsatt kjemper med utdaterte systemer og tunge Citrix-løsninger, har Porsgrunn voksenopplæring valgt å sette seg i førersetet. Som pilotkommune for den nye skyløsningen Flyt Voksenopplæring, har de målet klart: En enklere hverdag for lærerne og slutt på manuelle tidstyver. Vi tok en prat med Stig Lund Johannessen, rektor/virksomhetsleder ved Porsgrunn Voksenopplæringssenter, og saksbehandler Rafidah Baba Ahmad for å få en oppdatering på piloteringen så langt.
– Vi er nok litt fremoverlente. Vi passet på å sitte med de rette folka i lunsjen på Visma Community for halvannet år siden, og la inn et ønske om å bli pilot tidlig, forteller Stig Lund Johannessen.
Sammen med kollega Rafidah og flere andre er han nå i full gang med opplæringen i det som skal bli deres nye administrative hverdag. For Porsgrunn handler dette om mer enn bare å bytte ut et gammelt system; det handler om å flytte en hel sektor fra «Windows 95-følelsen» og over i en moderne skyløsning.
Farvel til «Windows 95» og Citrix
Motivasjonen for å bli pilot var enkel: Det gamle systemet opplevdes som modent for utskifting. – Det gamle systemet er jo nesten fra 1995. Det krever lokale serverløsninger og Citrix, noe som er utrolig tungvint sammenlignet med moderne nettbaserte løsninger, forklarer Johannessen.
For Porsgrunn, som har en organisering der voksenopplæringen er skilt fra flyktningtjenesten (som ligger under NAV), har det vært ekstra mange manuelle prosesser.
Tekniske aha-opplevelser: Utfordrer InSchool-motoren
Å være pilot betyr å teste løsninger før de er helt låst. Siden Flyt Voksenopplæring er bygget på InSchool-plattformen – som opprinnelig er designet for den mer statiske videregående skolen – har pilotene i Porsgrunn måttet utfordre systemet. For voksenopplæringen har sin egen unike dynamikk.
– I voksenopplæringen er ingenting statisk. Deltakere kommer og går gjennom hele året. En elev kan starte i november og slutte i mars, for så å komme tilbake igjen senere. Vi har sett at det å låse deltakere til faste klasser er problematisk, og vi har brukt mye tid sammen med Flyt på å finne den rette gruppeorganiseringen som tåler denne fleksibiliteten, forklarer Johannessen.
De har også pekt på funksjonalitet de ønsker å «høste» fra andre Flyt-moduler, som for eksempel vikarhåndtering. – Vi har sett at Flyt Timeplan har systemer der vikarer selv kan logge inn og melde interesse. Dette er funksjonalitet vi har spilt inn at vi også trenger her, slik at vikaransvarlig får en enklere hverdag, legger han til.
Voksenopplæringen som «stebarn»
Rafidah, som har jobbet i sektoren i ti år, beskriver voksenopplæringen som et «stebarn» i kommunen – en utrolig viktig samfunnsaktør som mange kanskje ikke helt vet hva driver med. – Vi har bare måttet tilpasse og tilpasse oss. Nå er tidspunktet riktig for et fagsystem som faktisk fungerer, sier hun.
Johannessen er enig og påpeker at sektoren preges av et lovverk i konstant endring. – Jeg tror jeg har telt fem lovendringer på bare de tre og et halvt årene jeg har vært her. Det krever at systemleverandøren er på tå hev og kan justere seg raskt.
Drømmen om den automatiske hverdagen
På spørsmål om hva som står øverst på ønskelista for det nye systemet, er svaret de tekniske integrasjonene som virkelig vil flytte fjell:
- Sømløs datadeling med NIR: Rafidah ønsker at innsøkningsbiten skal bli mer automatisert. Drømmen er at databasen over de som har rett på opplæring flyter rett inn i Flyt, slik at man slipper manuell tasting fra digitale søknader.
- Slutt på internpost til NAV: I dag skrives fraværslister ut og sendes med internpost til NAV. Pilotene ser for seg en løsning der programrådgivere hos NAV får direkte tilgang til å legge inn endelig fraværsføring i systemet.
- Rapportering med ett klikk: Rapportering til SSB, Statsforvalter og IMDi tar i dag dager og uker fordi de ber om de samme dataene i ulike formater. – Å kunne kjøre ut disse rapportene direkte fra systemet ville spart oss for enormt mye tid, understreker Johannessen.
«Happy teacher, happy life»
Selv om de administrative gevinstene er store, er Johannessen tydelig på hva som er den viktigste suksessfaktoren: – Vi vil ta bort lærernes frustrasjon ved å gi dem en plattform som fungerer på mobile enheter og sparer dem for unødvendige innlogginger. Da tåler vi som sitter på kontoret ganske mye.
Til tross for at de er forberedt på «barnesykdommer» i en pilotfase, er meldingen til andre kommuner klar: – Vi hører at andre er misunnelige på at vi er i gang. Alle er litt lei av det gamle systemet.
Basert på det vi har sett så langt, har vi en gladmelding: Dette kommer til å bli veldig bra!
Fakta: Porsgrunn Voksenopplæring
- Deltakere: Rundt 200 gjennom året.
- Lærere: Ca. 40 aktive lærere, inkludert tospråklige lærere.
- Språk: Tilbyr samfunnskunnskap på språk som arabisk, thai, pashto, dari, kurdisk, bosnisk, tigrinja og spansk.
Organisering: Voksenopplæringen er skilt fra flyktningtjenesten, noe som gjør gode systemintegrasjoner ekstra viktig for samhandlingen med NAV.
Deltakere i piloteringen fra Porsgrunn:
Rafidah Baba Ahmad, Nina Allum, Karina Myhre, Anette Strand, Allen Kjøhl-Rosand, Stig Lund Johannessen
