Mange kommuner kjenner seg igjen i utfordringen: Et nytt fagsystem er på plass, men den virkelige jobben starter først når verktøyet skal tas i bruk. For noen år tilbake anskaffet Trondheim fagsystemet Flyt PPT, og nå står kommunen midt i en stor omorganiseringsprosess/effektiviseringsprosess for sin pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT). Visma Flyt bistår som drøftingspartner i dette arbeidet.
Ansvaret for å følge opp barn og unge som trenger ekstra støtte er en av kommunens viktigste oppgaver. Dette krever ikke bare gode digitale verktøy, men også felles rutiner, solid ledelse og en felles forståelse for personvern og dokumentasjon.
I Trondheim har PPT flere kontorer spredt i ulike bydeler. Et sentralt mål i kommunens pågående endringsprosess er å skape en mer enhetlig praksis på tvers av disse kontorene. Tjenesten så et behov for støtte i organisasjonsutvikling, spesielt knyttet til personvern, internkontroll og hvordan å synliggjøre det viktige forebyggende arbeidet.
Lærdommer fra implementeringen
Trondheim kommune har brukt løsningen en stund, etter at de implementerte Flyt PPT (tidligere Visma PPT) i perioden 2019-2020. Vi har tatt en prat med avdelingslederne Ingeborg Aalmo, Liv Paula Iversen og Ingvill Stamnes. De forteller at den innledende fasen bød på noen utfordringer, blant annet fordi systemet krevde et betydelig internt oppsett og en overgang fra klientbasert til saksbasert tenkning.
– Vi prøvde å tilpasse til det vi kjente fra før. Det tok tid før vi skjønte hvordan vi må sette opp kodeverket for at det skulle fungere, forteller avdelingslederne. PPT i Trondheim formidler at de skulle ha ønsket en tettere og tydeligere veiledning fra starten av.
Disse tilbakemeldingene tar vi på alvor. Nettopp derfor har Flyt PPT styrket satsingen på fagkonsulenter som følger kommunene tett etter implementering.
Disse erfaringene har vært viktige når kommunen nå tar nye steg for å samkjøre og utvikle tjenesteverktøyet.
Om bakgrunnen for samarbeidet
Fagkonsulent Nilo Namvar i Flyt PPT har hatt en rådgivende rolle i det fornyede samarbeidet med Trondheim.
– Trondheim tok kontakt da de leste en artikkel på community om at Visma Flyt holdt en fagdag på Hamar for PPT, forteller Nilo Namvar. – Trondheim ønsket å bruke sitt tjenesteabonnement på å ha en slik fagdag med egen tjeneste. De vurderte tematikken som veldig relevant, særlig med tanke på at de nå gjør en endring i tjenesten hvor de ulike avdelingene i bydelene skal slås mer sammen.
Behovet til Trondheim PPT er å få på plass en god felles praksis rundt dokumentering og bruken av Flyt PPT i dette arbeidet. De ulike avdelingene sitter på hvert sitt kontor fordelt over hele Trondheim by og har en særegen kultur. Måten de jobber på varierer, til tross for at de er en og samme tjeneste.
Fagdagen skulle dekke flere behov:
- Personsensitive data og personvern: Særlig dette med god praksis rundt behandling av personsensitive data var et viktig tema Trondheim ønsket å få en felles forståelse for.
- Systemsaker og organisasjonsutvikling: Kommunen hadde behov for å se på hvordan de bedre kunne dokumentere alt forebyggende arbeid de gjør på skoler og barnehager på systemnivå ved å bruke systemsak-modulen.
- Statistikk og rapportering: Ledelsen hadde behov for å samkjøre seg imellom for å kunne synliggjøre arbeidet som gjøres i PPT gjennom data og spørringer.
Flyt holder stadig fagdager, les om hvilke som kommer
Fagkonsulentene i Flyt – gode drøftingspartnere
Trondheim ønsket at vi skulle komme inn for å hjelpe dem med organisasjonsutvikling og å skape en mer felles praksis, forteller Nilo. – Fokuset ble på oss som partner og støttespiller for kommunene, en drøftingspartner, rett og slett.
Fagkonsulentene i Flyt kan bidra på flere måter. De kan veilede kommunene i forkant av kjøp av fagsystemer, de kan bistå med implementering og prosjektering av fagsystemene, og de kan ha en rådgivende rolle senere i prosessen. Nilo beskriver det slik:
– Fokuset mitt som fagkonsulent er å ha god kjennskap til de faglige problemstillingene og det strategiske arbeidet PP-tjenestene har fokus på, for så å kunne se dette i sammenheng med vår Flytløsning. Denne kunnskapen skal brukes for å hjelpe kunden med å se handlingsrommet i løsningen og hvordan løsningen kan gi grunnlag for bedre strategiske vurderinger. For med andre ord å sikre "best practice" når det gjelder rutiner og praksis.
For Trondheim kommune har nettopp denne bransjeforståelsen vært avgjørende. Lederne er tydelig på verdien av å ha en konsulent som kjenner fagfeltet:
– Jeg er veldig glad for at vi har fått henne. At hun har kjennskap til tjenesten har så mye å si. Hun skjønner hva vi lurer på mens vi stiller spørsmålet, så det synes jeg er kjempenyttig, sier avdelingslederne og legger til:
En fagdag for varig endring
Fagdagen med Trondheim ble lagt opp i tråd med kommunens behov og var dessuten todelt for å møte de ulike behovene i organisasjonen.
Del 1: Felles praksis og personvern for alle ansatte
Den første delen samlet rundt 60 ansatte fra alle kontorene. Hovedfokuset var ikke teknisk opplæring, men en felles drøfting av praksis. Agendaen tok for seg to kjernetemaer:
- GDPR og sikker saksbehandling: Hvordan sikre at sensitiv informasjon behandles korrekt og i tråd med lovverket. Deltakerne gjennomførte en "kompetansesjekk" der de vurderte egen kunnskap om sentrale personvernprinsipper som dataminimering, formålsbegrensning og lagringsbegrensning.
- Dokumentasjon av systemrettet arbeid: Hvordan kan tjenesten bruke Flyt PPT til å synliggjøre alt det forebyggende arbeidet som gjøres ut mot skoler og barnehager?
– Det skapte utrolig mange gode refleksjoner, fastslår Nilo. – De fikk snakket sammen på tvers av kontorene om hvordan de faktisk behandler data i Flyt PPT, om hva de tenker om personvern, og om hva de skriver i journalnotater. Det handler om praksisen deres i dokumentasjonen, ikke nødvendigvis om selve produktet.
For lederne i Trondheim ble fagdagen et viktig startskudd for arbeidet som ligger foran dem.
Del 2: Internkontroll og statistikk for ledere
Etter lunsj var det ledergruppens tur. Her var temaet hvordan ledelsen kan bruke systemet som et verktøy for styring og kontroll, med en "helsesjekk" av egen database.
– Vi så på hvordan ledelsen kan ta i bruk statistikkfunksjonen for å få bedre internkontroll og for å kunne synliggjøre arbeidet sitt for eksempelvis politikere og andre sentrale aktører i kommunen, forteller Nilo.
Dette er spesielt relevant i lys av Statsforvalterens økte fokus på kommunenes internkontroll og saksbehandlingstider.
Lederne i Trondheim bekrefter at de har en ryddejobb foran seg, men at de nå har fått verktøyene til å gjøre den.
– I møtet etterpå fikk vi gode innspill fra Nilo og så har vi bedt om bistand videre, sier de, og Stamnes konkretiserer fremdriften:
– Vi som sitter i rommet her har lagt en plan sammen.
Systemene som støtter arbeidet
For å få til en sikker og effektiv saksflyt i oppvekstsektoren, er samspillet mellom to systemer sentralt: Flyt Sikker Sak og Flyt PPT. De er to komplementære systemer som er avhengige av hverandre for en komplett og sikker arbeidsflyt.
- Flyt Sikker Sak fungerer som en sikker digital postkasse for skoler og barnehager. Her kan en lærer trygt dokumentere en bekymring og sende en henvisning digitalt til PPT.
- Flyt PPT er fagsystemet der PPT-rådgiveren mottar saken, utfører utredninger og skriver den sakkyndige vurderingen.
Neste steg for Trondheim er å ta i bruk funksjonalitet som SvarInn. Når denne og andre funksjoner kan tas i bruk, kan kommunen utnytte det digitale journalsystemet bedre, og få enda bedre saksflyt.
