Betydelige gevinster med ruteplanlegger i hjemmetjenesten

Verdal kommune er en av de første kommunene som har tatt i bruk det nye verktøyet Flyt Ruteplanlegger for hjemmetjenesten. Allerede få måneder etter innføringen av Ruteplanleggeren har de oppnådd betydelige resultater, og fått en mer effektiv hjemmetjeneste i kommunen.

– Før sommeren lå vi på 35 prosent ansikt til ansikt tid. Nå i september ser vi en økning til 40 prosent, sier Milda Alice Svestad, prosjektleder for Velferdsteknologi i Verdal kommune. På bildet ser vi Svestad (t.v.) sammen med Kari Schjelderup (bak), virksomhetsleder hjemmetjenesten og Line Sandvik, hjelpepleier som sammen med Anita Solberg og Nina Indal er ansvarlig for arbeidslistene.

Like viktig som at de har oppnådd mer ansikt til ansikt tid, har det vært at de har fått utnyttet kompetansen i hjemmetjenesten enda bedre.

– De ansatte opplever at Ruteplanleggeren gir gode ruter, de opplever riktig fordeling og gode kjøreruter. Den største utfordringen er at tidligere har ansatte i stor grad bestemt selv hvilke oppdrag de skal gjøre, og ikke nødvendigvis ut fra kompetansen de innehar. Da kan noen med høyere kompetanse ha tatt oppdrag noen andre kunne tatt isteden, og arbeidsbelastningen kan ha blitt skjevfordelt av den grunn. Ruteplanleggeren derimot gir jevn belastning ved at den blant annet planlegger ut ifra kompetansen de har. Det viktigste er å dekke de behovene brukeren har med riktig kompetanse, ikke at de ansatte velger oppdrag, sier Kari Schjelderup.

Duoen forteller at tilbakemeldingene så langt er at arbeidsplanene blir mer oversiktlig og de ansatte forteller at de er veldig fornøyde, og at de slipper å bytte seg imellom fordi de ikke har tid eller mangler kompetansen til å utføre et oppdrag.

– Vi kommer til å spare enormt mye tid når Ruteplanleggeren er oppe å kjører 100 prosent. Vi slipper å bruke tid på å sette opp listene og på å tenke oss frem til kjørelister selv, sier virksomhetsleder Schjelderup.

• Les også: Brukeropplevelse i fremtidens journalsystem

Oversikt over ressursbruk

Verdal kommune satte seg en rekke mål ved innføring av Ruteplanleggeren. De ønsket å:

• Redusere ressursbruk for organisering av arbeidslister
• Ha riktig kompetanse og tidsbruk
• Redusere innetid på kontoret og kjøretid
• Forenkle arbeidshverdagen til de ansatte

– Særlig i overgangen til ruteoptimalisering kreves det en del ressurser for å komme i gang. Visma Flyt har en checkliste som er veldig enkel å følge når du anskaffer verktøyet. Ruteplanleggeren stiller krav til at dataen tilknyttet pasienter, oppdrag og ansatte gjenspeiler virkeligheten. Derfor er det en del forarbeid som må gjøres slik at dataen er riktig. Men når den jobben er gjort, så er den jo gjort. Det er bare et forarbeid som er nødt til å gjøres, forklarer Svestad.

– Når vi er i full drift er målet vårt at det skal bare være å generere og lage optimerte ruter. Med Ruteplanleggeren skal det være enkelt å komme på jobb, med en arbeidsliste som er oppdatert og enkel å forholde seg til, fortsetter prosjektlederen.

Etter de første månedene har kommunen identifisert en rekke oppnåelser.

– Vi har fått god oversikt over ressursbruken. Vi har riktigere bruk av kompetanse, og økt ansikt til ansikt tid. Besparingene har vi målt med et separat verktøy for å verifisere tidsbruken, sier Schjelderup og legger til:

– Vi får en mye bedre oversikt over hvor mange ansatte og hvilken kompetanse som kreves på de ulike dagene. Vi har oppdaget at enkelte dager har vi mer enn nok folk på jobb, mens andre dager er vi underbemannet.

• Les mer: Kan automatisk ruteplanlegging forbedre hjemmetjenesten?

Ruteplanleggeren gir en felles forståelse for travelhet

Verdal kommune forteller at Ruteplanlegger gir dem et synlig bilde av hvor det er potensiale for å jobbe smartere.

– Vi ser hvor vi kan jobbe smartere, hvor det er plass til å gjøre flere oppgaver, hvor trykket er stort og hvor trykket er mindre. Det er også lettere å finne og sette av tid til administrative oppgaver. Som for eksempel å sette av tid til medisinrom. Hos oss har vi funnet ut at sykepleierne har mye ledig tid etter lunsj, sier Schjelderup.

Håndtering av nattevakter er et annet område hvor kommunen har gjort en oppdagelse.

– Døgnrytme og turnus matcher ikke alltid. Vi ser at det er mye som skjer mellom klokken 20:00 og 02:00, har kunne det kanskje vært mulig med en annen vakttype. Det får oss til å kunne tenke nytt angående turnus. Ruteplanleggeren avdekker, på en annen måte enn tidligere, noen områder hvor vi diskuterer travelhet i tjenesten. Nå får vi en mer felles forståelse, forklarer Schjelderup.

Forberedelser og forarbeid

For Verdal kommune har det hele veien, fra de vurderte å anskaffe ruteplanleggeren til selve innføringen, vært viktig med god informasjonsflyt innad blant alle som er involvert i hjemmetjenesten.

– To av suksesskriteriene hos oss er at prosjektleder sitter sammen med virksomhetsledere, noe som gjør at vi får diskutert relevante problemstillinger veldig effektivt. Og listeskriverne må ha god tro på automatisk Ruteplanlegging, og brenne for innføringen, sier Schjelderup.

– Vi tok med listeskriverne på et studiebesøk ut til Selbu, som har vært pilot for Visma Flyt med Ruteplanleggeren, for å gi de et innblikk i hvordan systemet fungerer, legger hun til.

I en tjeneste som er døgnbemannet har det vært en utfordring å innføre denne typen verktøy i tjenesten.

– Det har vært viktig å forberede de ansatte. Vi har kjørt workshops i hjemmetjenesten der det har vært diskutert hvordan vi skulle gjennomføre innføringen. Det har vært involvert både plasstillitsvalgte og hovedtillitsvalgte sånn at vi har en felles forståelse av hvorfor vi innfører Ruteplanleggeren, sier Svestad.

En ting er de skjønt enige om:

– Vår erfaring er at folk skjønner veldig fort at Ruteplanleggeren er et bra arbeidsverktøy. Når man prøver det ut er hindringene langt på vei forsvunnet.

Vil du vite mer om automatisk ruteplanlegging i hjemmetjenesten kan du lese mer og komme i kontakt med oss på våre hjemmesider.