Vi reiste til Lillestrøm kommune og møtte Torbjørn Pedersen, direktør for digitalisering i Lillestrøm kommune. Der lærte vi mer om hvordan Lillestrøm jobber for å endre den tradisjonelle tilnærmingen til offentlig tjenesteyting.
Skjerfkledde folk i alle aldre haster av sted fra togstasjonen på Lillestrøm i det et nytt tog ankommer spor 1 på perrongen. Det er en travel høstmorgen i kommunesenteret i Norges niende største kommune. Sola har akkurat tittet frem og speiler seg på rådhuset noen hundre meter nordvest for stasjonen.
Inne i nye lokaler på rådhuset holder Torbjørn Pedersen, direktør for digitalisering i Lillestrøm kommune, til. Fra sin arbeidsplass i kontorlandskapet jobber han og et knippe kolleger aktivt for å transformere den tradisjonelle tilnærmingen til offentlig tjenesteyting. I Lillestrøm ønsker de å begeistre innbyggerne gjennom digital innovasjon med et moderne og tilpasningsdyktig økosystem.
Men mer om dette senere. Først må vi bli bedre kjent med mannen som står i bresjen for digitalisering av kommunen.
Fra leverandør til kunde
Torbjørn Pedersen er en mann med lang og bred erfaring fra IT-bransjen. Det hele startet på Blindern ved Universitetet i Oslo med en utdannelse innen informatikk. Derfra gikk det slag i slag. Han var med på oppstarten av Cinet i 1986 og var også en av gründerne av selskapet Egrop rundt tusenårsskiftet. Siden har han hatt flere sentrale stillinger innenfor ledelse, salg, konsulentvirksomhet og programvareutvikling.
I dag sitter Pedersen i Digitaliseringsutvalget i KS, i programstyret i DigiViken og han har vært medlem av programrådet for NOKIOS siden 2013. Han har vært I Lillestrøm kommune siden 2017.
– Jeg bodde her oppe i området og syklet forbi rådhuset hver eneste dag mens jeg jobbet i privat sektor inne i Oslo. Og helt ærlig. Jeg hadde ikke tenkt tanken om å jobbe i kommunen i det hele tatt. Men så dukket stillingen som direktør for Digitalisering opp i 2017, i det som da var Skedsmo kommune. Jeg søkte og fikk den, forteller Pedersen.
Motivasjonen hadde han funnet gjennom tanken om å gjøre lokalsamfunnet bedre.
– Jeg har lyst å jobbe med digitalisering i mitt eget nabolag og for mine naboer. Rett og slett gjøre hverdagen til de rundt meg bedre gjennom å utvikle bedre tjenestetilbud. Vi ønsker å skape digitale tjenester som treffer innbyggerne og gjør hverdagen enklere for dem. Strategien vår, «Digitale tjenester som begeistrer», er ikke bare en påminnelse, men et mål som veileder vår strategiske tilnærming. Så er det selvfølgelig ikke slik at at systemene alltid begeistrer, men det er en påminnelse til oss om hva vi ønsker å få til, forklarer Pedersen.
Reformen
For Torbjørn Pedersen ble overgangen til kommunen et lite sjokk.
– Det var en stor overgang fra det tempoet jeg var vant med. Det kom nesten ikke noe i innboksen etter klokken 13 på fredager, da stilnet det av. Det var fredagskaffe, og så skjedde det ikke noe før mandag klokken 10.
Men så skjedde det noe som skulle endre hverdagen i kommunen radikalt.
– Heldigvis kom kommunesammenslåingen. Det var utrolig bra for meg og for alle kommunene, mener jeg. Da fikk vi anledning til å starte nytt. Jeg fikk ansvar for å bygge IKT-plattformen for Lillestrøm kommune. Både infrastruktur- og programvaremessig. Jeg sto hardt i at vi måtte bruke denne anledningen til å bygge ny plattform fra bunnen, sier Pedersen.
Den nye storkommunen fikk en ny organisasjon – med Pedersen i ledergruppen.
– Kommunedirektøren valgte å ha digitalisering som et eget område i sin ledergruppe.
Jeg synes det var framsynt og bra, og spesielt under etableringen av kommunen var nok dette viktig. På den måten fikk digitalisering direkte påvirkning og dialog med andre områder som skole, oppvekst, helse og mestring, og så videre.
En ny strategi
Lillestrøm kommune omfavnet digitalisering, ikke bare på teknologinivå, men også på strategisk nivå. Gjennom workshops med ressurspersoner fra organisasjonen utarbeidet de en digital strategi som tok utgangspunkt i nasjonale retningslinjer, og inspirasjon fra andre kommuner.
– Det var en utrolig spennende tid. Vi samlet alle arkivlederne i et rom, alle skolelederne i et rom, alle helselederne i et rom, og så videre. Der kjørte vi workshops hvor de måtte bli kjent, finne ut hva de ville ha, hva de trenger, og skape en behovsanalyse. Vi endte opp med innsatsområder og overskrifter som er viktige i Lillestrøm, forklarer Pedersen.
Fem-seks år senere er det kanskje på tide å se på strategien på nytt.
– Nå får vi se hva den nye nasjonale strategien innebærer. Vi ser at det kan være naturlig å starte en revisjon av vår egen i 2024. Det har skjedd en stor utvikling innenfor området, blant annet nasjonalt med en mye sterkere rolle for KS, og med tilgjengeliggjøring av AI-teknologi.
Les også: – Vi vet vi har reddet liv med velferdsteknologi
Tjenesteplattformen
Inne på et av møterommene på rådhuset viser Pedersen frem kommunens tjenesteplattform. En skisse som viser hvordan kommunens digitale økosystem henger sammen. Selve nøkkelen til suksessen ligger i utviklingen av et robust digitalt økosystem og en tjenesteplattform.
– Når vi snakker om digitalt økosystem og tjenesteplattform i Lillestrøm så tenker vi på tjenester (integrasjoner og webtjenester) som gjør det mulig å bruke, oppdatere, lese, sette sammen og analysere data fra ulike fagsystemer og kilder på en trygg, sikker og adgangskontrollert måte, forteller Pedersen mens han peker og forklarer.
– Vi har laget tjenester som gjør det enkelt for oss å programmatisk opprette nye saker eller dokumenter i Public 360 og ekspedere disse med data som er hentet fra andre fagsystemer som Visma Flyt, eller fra dialog med innbyggere på innbyggerportalen.
For eksempel søknader fra en mor om fri fra skolen hvor kommunen, basert på den innloggedes identitet, vet hvilke barn hun har og i hvilke klasser og skoler de går. I dette brukes standard APIer fra fagsystemene som kommunen har pakket inn i sitt eget sikkerhetssystem for å kontrollere, spore og styre tilgang.
– Siden vi har bygget dette på toppen av leverandørenes standard grensesnitt (med APIer og tjenester) og sørget for at nøkler og adresser til disse APIene er lagret som konfigurasjonsdata, vil det være relativt enkelt å gjenbruke dette hos en annen kommune med samme fagsystem, simpelthen med en endring av konfigurasjon, forklarer Pedersen.
I Lillestrøm sin tjenesteplattform ligger også en egenutviklet skjemamotor med rik funksjonalitet og med full støtte for universell tilgjengelighet som gjør det svært enkelt for webutviklere å lage relativt avanserte løsninger hvor slike data settes sammen til nye produkter eller tjenester. Eksempler på dette er rapporter, uttrekk eller automasjoner. Lillestrøm kommune jobber tett opp mot KS og det nye selskapet Digitale Fellestjenester.
– Vi vil gjerne bidra til at dette selskapet i nær fremtid skal levere flere og nye tjenester vi kan benytte i vårt arbeid. Der er det også tydelige signaler om å etablere en plattform hvor kommunen kan delta i samarbeid om utvikling. Dette er veldig spennende tanker og jeg tenker det underbygger at det å etablere et digitalt økosystem har vært både innovativt og riktig.
– At leverandørene leverer åpne APIer er en forutsetning for å kunne lage denne typen løsninger og tjenester. Vi stiller alltid krav om dette til leverandørene våre og legger vekt på god dokumentasjon, åpenhet og vilje til å dele, sier Pedersen.
Fem raske med digitaliseringslederen
Hvor henter du inspirasjon til jobben?
- Jeg blir inspirert av flinke og kreative kolleger som brenner for å skape digitale tjenester som begeistrer innbyggere og ansatte.
Hvilke seminar/konferanser anbefaler du for året som kommer?
- NOKIOS og EHiN i tillegg til Digitaliseringskonferansen.
Hvilken ny teknologi er du mest spent på?
- Jeg er spent på hvordan AI vil utvikle seg. Det har skjedd utrolig mye på dette området i år.
Har du en podcast-anbefaling?
- Både NRK og andre har gode podcaster om AI og ledelse.
Har du et boktips?
- Jeg lærte mye av å lese Maskiner som tenker av Inga Strümke
Ny ERP-løsning
At Pedersen ville bruke anledningen med kommunesammenslåingen til å bygge ny plattform infrastruktur var ingen spøk, og mange sperret opp øynene da han ville bytte ut kommunenes ERP-løsning, på toppen av alt det andre.
– Mange sa at vi ikke kunne bytte ut dette midt oppi alt det andre vi var gjennom. Men det viste seg at anskaffelse av ERP-løsning var noe av det enkleste vi kunne gå for. Vi fikk to tilbud. Det ene var et omfattende utviklingsløp og ble vurdert som ganske krevende, både økonomisk og ressursmessig. Det andre var langt enklere og var også det klart rimeligste. Vi gikk for Visma, det enkle, forteller Pedersen og skryter videre av innføringsløpet Visma kjørte med kommunen.
Wenche Falstad, senior prosjektleder i Visma, hadde ansvar for innføringen av ERP-løsningen i Lillestrøm. Hun forteller om en stressende tid rundt region- og kommunereformen ved årsskiftet 2020.
– Nå er det jo slik at det ikke er jeg alene som har gjort dette, det var et ekstremt teamarbeid for gjennomføring av region- og kommunereform-prosjektet med 35 nye kommuner/fylker til 01.01.2020. Vi hadde en god plan og en god struktur på hvordan vi skulle håndtere så mange like prosjekter samtidig. Vår styrke er at vi har mange fagkonsulenter som kjenner kunden fra før, samt at de selv har erfaring fra kommuner og forstår hvilke utfordringer kunden har, eller kommer til å få, forteller Falstad.:
Arbeidet med Lillestrøm gikk veldig bra, gjennom et godt samarbeid med kundens prosjektleder. Falstad var ute hos kunden hver fjortende dag på prosjektmøte, noe hun ser tilbake på som viktig en del av suksessen.
– Dette tror jeg gjorde at sakene ble håndtert på en ryddig måte både fra vår og kundens side. For Lillestrøm var det nok krevende da de samtidig som de skulle “legge ned” arbeidet i de gamle kommunene, skulle inn i en ny organisasjon, med nye kollegaer og nye ledere, samt at de måtte bli enige om nye felles rutiner. Siden mange allerede hadde trygghet og kunnskap om hvordan løsningen var, så kom vi i mål på en veldig god måte, og alt fungerte som forventet i den nye kommunen, sier Falstad.
“Teknologiløftet”
Pedersen forteller at selv om arbeidet med kommunereformen og kulturendringen var utfordrende, har Lillestrøm kommune bevist at offentlig sektor ikke nødvendigvis er tungrodd.
– Kommunen er en driftsorganisasjon som i hovedsak leverer tjenester. Men arbeidet med kommunereformen og senere utviklingsarbeid har vist at det også er betydelig løftekraft på prosjekt- og utviklingsiden, sier han.
Gjennom programmet «Teknologiløftet» gjøres omfattende grep for å endre hvordan Lillestrøm fremover skal levere helsetjenester med teknologi som førstevalg. Det gjøres for å møte utfordringene knyttet til den voksende eldrebølgen.
Ambisjonene inkluderer også å etablere en ny responstjeneste og en hub for å følge med på ny teknologi, samt å utforske potensialet for AI og digitale fellestjenester.
– Vi har ansatt dedikerte rådgivere som har som oppgave å drive innovasjons- og utviklingsarbeid innenfor tjenesteområdene. Jeg har fem av disse digitaliseringsagentene ute i tjenestene, og har også etablert porteføljestyring for å sikre prioritering og oppfølging i organisasjonen, avslutter Pedersen.
