FAQ

Ta kontakt for en demo av løsningen slik at vi kan gå gjennom ønsket funksjonalitet. Etter en slik gjennomgang er det mulig å få tilgang til løsningen med eget brukernavn og passord.

Flyt Barnevern er en skytjeneste som driftes av Visma Flyt. I likhet med mange av de andre fagsystemene våre så vil prisen man betaler være en årlig bruksrett basert på innbyggertall i kommunen/vertskommunesamarbeid som benytter løsningen. Her vil funksjonalitet som arkivkobling, digital post, oppslag FREG/enhetsregister, E-signering, innbyggerdialog, økonomi m.m. være inkludert. Det vil også komponentene fra statlige DigiBarnevern som bygges inn i Flyt Barnevern, som barnevernfaglig kvalitetssystem, rapporteringsbank og kobling mot nasjonal portal for bekymringsmeldinger. Det vil være en engangskostnad knyttet til innføring av den nye løsningen. For pris til den enkelte kommune/barneverntjeneste så vil vi ha en direkte kommunikasjon på dette.

Ja, det er planen. Dette vil selvsagt ta litt tid, slik at Visma Familia vil være tilgjengelig en god stund fremover.

Vi benytter nå referansekunder ved utvikling av større funksjonalitet, disse vil da også i noen tilfeller benyttes som pilot ved lansering. Vi er alltid interessert i tilbakemeldinger og også bistand til brukertesting også på mindre endringer så ta gjerne kontakt dersom dere ønsker å bidra med noe av dette.

Det har vært enkeltansatte i flere små kommuner. Dersom dere ønsker å bidra for å sikre at innhold i løsningen er i henhold til deres behov.

Ja, det er planlagt å kunne velge nynorsk som språk i løsningen. Vi er i gang med denne oversettelsen internt hos oss. Per i dag leveres løsningen på bokmål og engelsk.

Spørsmål: Ønsker at det skal vær tydelig språk i løsningen - For eksempel hvorfor heter det "spørring"? Kunne det for eksempel het "søk"? Mange begrep er vanskelig å forstå - viktig å bruke klart og forståelig språk. Blir for eksempel remittering med videre, eller kan det nå hete utbetaling?

Svar: Navnet Spørringer ble valgt fordi det man gjør er en spørring mot databasen. Forskjellen på dette og på et søk er at man faktisk henter ut dataene som er 'spurt frem', og kan da eksportere disse til f.eks Excel. Samtidig er det veldig viktig at begrep som velges er forståelig for brukerne så vi er veldig glade for slike innspill. Begrepet remittering benyttes ikke i Flyt Barnevern da vi overfører utbetalinger til Autopay.

Spørsmål: Hvordan skal ansatte i bla. barneverntjenesten holde styr på sine avtaler og gjøre disse kjent for sine nærmeste kolleger. Særlige kategorier av personopplysninger i offentlig Outlook-kalender er ikke greit. Jeg lurer derfor på om det behovet vil ivaretas i fagsystemet?

Svar: Integrasjonen til Outlook tar ikke med personsensitiv informasjon over, der vises tiden bare som opptatt i den ansattes kalender. I Flyt Barnevern vil du kunne se detaljene i avtalen som f.eks hvilket barn det gjelder, og du vil kunne se alle avtaler pr. ansatt i en periode eller på en dag.

Spørsmål: I hvilken grad det blir innebygget internkontroll i systemet? Kan vi ha valg for eventuell månedlig sjekk/gjennomgang for den enkelte saksbehandler. Vil det ligge inne kontroll for varsel om kommende avvik. (F.eks.: Varsel til valgt leder tre uker før undersøkelsesfrist går ut, varsel til valgt leder to dager før meldingsfrist går ut osv.)?

Svar: Det er implementert et Nøkkeltallsbilde for oversikt over status på hele tjenesten. Her finner du også status på lovkrav slik at leder kan følge opp dette på et overordnet nivå. For saksbehandler ligger varslinger lett tilgjengelig på hovedmenyen med visning av antall varsler.

Vi bruker ca. 4 mnd på implementering av Flyt Barnevern og dette inkluderer alle moduler, arkiv og økonomi/lønn. Vi vil alltid gå i dialog med hver enkelt kunde ved oppstart av prosjektet og bli enige om tidspunkt for implementering og hvor intensivt kunden ønsker å gjennomføre implementeringen.

Etabler en prosjektgruppe med en dedikert prosjektleder.

Det må settes av tid for de som er involvert i prosjektgruppen og det arbeidet de skal gjennomføre. Visma Flyt oppretter en prosjektdokumentasjon, som inkluderer fremdriftsplan, sjekklister ol. Man forholder seg til dokumentasjonen, aktiviteter følges opp og at frister i fremdriftsplanen overholdes. Dette for at prosjektet ikke skal stoppe opp eller forskyves.

Sørg for å gi god informasjon til alle som jobber i tjenesten, slik at de er forberedt og vet når de ulike aktivitetene skjer. Vi har en god og konstruktiv dialog mellom dere og oss.

Varierer noe ift størrelse på kommune/tjenesten. Alle i barnevernstjenesten vil bli berørt, i større eller mindre grad. Superbruker og leder er vanligvis de som bruker mest tid, i tillegg til prosjektleder. Andre involverte er IKT, Arkivar og Økonomi/lønns personell. Man må sette av tid til å lære seg løsningen - ved å se e-læring, som vi beregner ca. ett dagsverk totalt. Delta på opplæring.

Tilpasse maler og sette opp kodeverk krever tid. Få gjerne en superbruker til å jobbe med dette. Vi har et malsett som følger med løsningen, på ca. 70 tekstmaler. Disse kan man i utgangspunktet ta i bruk uten justering, men ofte ønsker tjenesten å gå igjennom og gjøre noen tilpasninger. Man vil uansett måtte legge til maler for topp og bunntekst som er tilpasset tjenesten.

Det som kanskje er den største jobben i tillegg til å lære seg et nytt system er rydding av data. Tidsbruken vil variere alt etter hvor ryddig man har vært med registreringer, ferdigstilling av dokumentasjon og arkivering.

Prosjektet kjøres over nett. Der er flere aktiviteter og kontaktpunkter. Oppstartsmøte fag, Kodeverk og maler, mapping, sjekk før migrering, kvalitetssikring etter migrering. Opplæring funksjonalitet, driftsstart og 3 oppfølgings/opplæringsøkter etter driftsstart.

En egen e-post brukes hvor kundene kan sende inn alle sine spørsmål og utfordringer. E-posten besvares fortløpende. Ved behov vil vi ha dialog også utenom, ved å sette opp korte møter.

Vi kjører en validering og en hovedmigrering. Det er satt av 3 dager til den tekniske jobben knyttet til hovedmigrering. I tillegg noen aktiviteter før og etter migrering for å sikre datakvalitet. Tekniske konsulenter har dialog med IKT og gjøre et uttrekk fra gammelt system. Dataene valideres før man da til slutt gjøre en import i Flyt Barnevern.

Nedetid

Det vil være nedetid i forbindelse med hovedmigrering. Det vil da være nedetid i de dagene den tekniske jobben pågår, 3 dager + den tiden det tar å kvalitetssikre data etter migrering. Her setter vi av en dag. Så totalt 4 dager.

Hva betyr det å ha gode og ryddige data?

Det betyr at det som er registrert i løsningen er korrekt, både når det gjelder klienter, ansatte og forbindelser, at data er riktig registrert ift statistikk og ift arkivering. Dere bør ha gode rutiner ved avslutning av saker: ferdigstilling og arkivering av dokumentasjon, tiltak er avsluttet. Forbindelser bør ha korrekt organisasjonsnummer eller fødselsnummer, at e-post er fylt ut med korrekt format, og at ansatte må ha fødselsnummer, telefonnummer og e-post. Hvis denne type rutiner er fulgt så vil man ha ryddige data med god kvalitet. Dere får bistand av konsulenter og dokumentasjon for å rydde i deres data før overgang til Flyt Barnevern.

Det kan være krevende å bytte saksbehandlingssystem, men vi legger til rette for å gjøre det så smidig som mulig. Det er et samarbeid mellom dere som kunde og oss. Vi hjelper dere på veien med fremdriftsplan med tydelige oppgaver og frister. Vi har sjekklister for rydding av data og vi har sjekklister for kvalitetssikring av data i etterkant av migrering. Hvis man velger å registrere data inn i løsningen manuelt så har vi også skjema som bistår dere med dette arbeidet, for å sikre at man får med seg all data man trenger.

E-læring hjelper dere med opplæring og repetisjon.

Vi har en e-postadresse der man kan sende inn spørsmål og utfordringer underveis, og ha dialog med konsulent fra Visma Flyt.

Vi vil starte et arbeid med Arkivverket for å få Flyt Barnevern godkjent som en løsning med innebygget arkivering . Kunder som ønsker å benytte dette må søke Arkivverket om dispensasjon fra kravet om bruk av Noark standarden. Kassasjons- og bevaringsregler vil da innebygges i Flyt og avlevering og deponering foretas herfra.

BFK er integrert i Flyt Barnevern , i tillegg er det opprettet tekstmaler til bruk ved dokumentasjon til familien. 

Les om målsettinger og bakgrunn for prosjektet, DigiBarnevern. Vi tok en prat med Frode Løbersli, prosjektleder for DigiBarnevern-stat, og to av hans kollegaer i prosjektet, Berit Landmark og Aud Lysenstøen. Les om det her.

Vi har snakket om å også støtte integrasjon til Google kalender, men det er dessverre ikke lagt inn konkrete planer for dette foreløpig.

Spørsmål: Vil integrert folkeregister i den nye løsningen kunne brukes til f.eks. oppdatering av adresser, ved registrering av melding for nye klienter (altså før melding er konkludert, dvs. uten at det opprettes klientmappe) osv.

Svar: Ja, Flyt Barnevern har en integrert mot FREG. I denne integrasjonen vil det være mulig å oppdatere opplysninger fra registeret. Det vil også være mulig å gjøre oppslag før barnet registreres.

Spørsmål: For oss som ikke har anledning å inngå interkommunale samarbeid, vil det kunne leveres et system fra dere hvor vi kan ha dette systemet sammen med en annen tjeneste?

Svar: I utgangspunktet er Flyt Barnevern tilpasset saksbehandling etter Lov om barnevern. Vi har imidlertid en løsning, Flyt Sikker Sak, som er mer fleksibel med tanke på saksbehandlingsprosess. Denne kan også integreres med Flyt Barnevern.

Spørsmål: Vil Flyt Barnevern kunne samhandle med DigiBarnevern, ved at informasjon og dokumentasjon kan utveksles mellom ulike kommuner på tvers av systemene, og innen samme system?

Svar: Informasjon mellom kommuner som ikke benytter samme fagløsning vil måtte skje via KS SvarUt/Fiks IO. Innenfor samme system kan man dele dokumenter dersom man er samme barneverntjeneste. På sikt vil det være mulig å dele dokumenter på tvers av kommuner i Flyt Barnevern, men dette er avhengig av juridiske avklaringer knyttet til deling av informasjon. Inn- og utgående bekymringsmeldinger vil utveksles via den nasjonale portalen.

Spørsmål: Vil det være en slags integrering av e-post og/eller sms? En del kommunikasjon mellom saksbehandler og barn/foreldre/andre i nettverk går via SMS eller e-post. Må disse skrives ut, for så skannes inn i Flyt Barnevern? Eller er det en mulighet for at SMSer kan arkiveres direkte i systemet?

Svar: Det er ikke anbefalt å benytte SMS / e-post ved kommunikasjon for barnevernet, men vi er klar over at dette benyttes av barn og foreldre. I Flyt Barnevern er det en mulighet å laste disse ned for så å laste de opp i løsningen. Flyt Barnevern er integrert med Flyt Samspill for sikker kommunikasjon med barn og foreldre. Her er det mulig å enkelt sende krypterte meldinger mellom ansatte/barn/foreldre og evt. andre kommunale tjenester.

Spørsmål: Vurderes det å muliggjøre digital samhandling med Bufetat med gjensidig informasjons- og dokumentflyt med Bufetat sitt fagprogram, eller skal også Bufetat inngå i Flyt Barnevern/DigiBarnevern?

Svar: Slik planene foreligger nå så er det slik at dokumenter mellom Bufetat og Flyt Barnevern må gjøres via SvarInn/SvarUt. Det er endringer i oppgavefordelingen mellom kommune og stat, slik at dette vil vi selvsagt se på litt lenger ut i planleggingen. 

Spørsmål: Vil løsningen digitalt kunne utveksle dokumenter med advokater på deres portal som er felles med rettens portal, eventuelt Fylkesnemnda?

Svar: For utveksling av dokumenter med andre fagprogram vil KS SvarUt/Fiks IO måtte benyttes. Dette er en sikker måte å utveksle personsensitive opplysninger på.

Flyt Barnevern er integrert med Flyt Samspill for f.eks utveksling av meldinger og dokumenter.

Spørsmål: For lokalstyrer, som ikke er del av kommunal helsetjeneste, hvordan vil dette systemet snakke sammen med andre kommuner (fastlandskommune) og /eller statlig helse (UNN)?

Svar: I utgangspunktet vil samhandling da skje via KS SvarUt / Fiks IO, men dette vil avhenge litt av hvilke(n) løsning(er) som benyttes av den enkelte tjeneste.

Spørsmål: Vil det bli mulig med integrasjon/tilknytning til NHN og deres meldingsutveksler, slik at dokumenter kan sendes direkte til pasientjournalsystemer hos for eksempel fastleger?

Svar: Dokumenter som sendes/mottas i en barnevernssak skal arkiveres og postføres. Dette er ikke en del av meldingsutveksling knyttet til EPJ slik det er nå. Dokumenter i barnevernet må derfor sendes via KS SvarUt/Fiks IO. Fastlegene er i utgangspunktet pliktig til å motta slik post i Altinn, det er gjort avklaringer knyttet til dette for andre kommuner. Dersom meldingsutveksling via NHN skal benyttes i barnevernet må det komme nasjonale avklaringer og føringer for dette.

Vi har produsert en e-læringspakke med korte videoer som tar for seg alle de ulike menyvalgene og funksjonalitet i løsningen. I e-læringen vil man til enhver tid se hvor langt man er kommet, altså hva som er gjennomført. Utfordringen er å sette av hele dager og samle hele tjenesten for felles opplæring. Det fører stil stor risiko for at mange ikke får med seg opplæringen når man organiserer det slik.

Ved å bruke e-læring så kan den enkelte se e-læringen når det passer og innimellom andre arbeidsoppgaver. Man kan også bruke e-læringen i workshops internt i tjenesten. Det er også mulighet for å sette på pause og se videoer flere ganger, og bruke de som repetisjon når man står fast i den nye løsningen. Dere får opplæring raskere og mer effektiv - gjelder også nyansatte. En leder kan også se om den enkelte har gjennomført opplæringen. Det blir en mer effektivt form for opplæring med lavere kostnad for kommunene.

Vi har også opplæring med konsulent og det kommer i tillegg til e-læringen. Det er lagt opp til flere og korte økter, over nett, slik at flest mulig skal ha mulighet til å delta. Der er frist for å ha gjennomgått e-læring slik at man får mest mulig utbytte av opplæringsøkten med konsulent.

Vi har fått veldig gode tilbakemeldinger på e-læringen vår og den vil stadig bli videreutviklet og holdes oppdatert.

Spørsmål: Må kommunen abonnere særskilt på e-læring for å kunne ta i bruk denne ved overgang til Flyt Barnevern eller ligger e-læring i «pakka»?

Svar: E-læring er inkludert i pakka ja. Det er tilgjengelig både under innføringen, og videre når man er i vanlig drift.

Les mer »

Spørsmål: Hvor lenge vil dere vedlikeholde Visma Familia? Når må vi ta stilling til anskaffelse av ny løsning?

Svar: Visma Familia vil måtte vedlikeholdes til alle kommuner har tatt i bruk ny skyløsning, men dette innebærer at det ikke vil bli gjort noe nyutvikling. Dere bør allerede nå ta stilling til når det passer for barneverntjenesten å skifte løsning, dette er et arbeid som tar tid.

Dette stemmer ikke. Vi kom i gang med de første kundene høsten 2022 og pr. 5. mai 2023 har vi 54 kommuner i drift på Flyt Barnevern.

Nei, utviklerne på Flyt Barnevern sitter i Norge og Slovakia.

Ja, det er planlagt å kunne velge nynorsk som språk i løsningen. Vi er i gang med denne oversettelsen internt hos oss. Per i dag leveres løsningen på bokmål og engelsk.

Spørsmål: Ønsker at det skal vær tydelig språk i løsningen - For eksempel hvorfor heter det "spørring"? Kunne det for eksempel het "søk"? Mange begrep er vanskelig å forstå - viktig å bruke klart og forståelig språk. Blir for eksempel remittering med videre, eller kan det nå hete utbetaling?

Svar: Navnet Spørringer ble valgt fordi det man gjør er en spørring mot databasen. Forskjellen på dette og på et søk er at man faktisk henter ut dataene som er 'spurt frem', og kan da eksportere disse til f.eks Excel. Samtidig er det veldig viktig at begrep som velges er forståelig for brukerne så vi er veldig glade for slike innspill. Begrepet remittering benyttes ikke i Flyt Barnevern da vi overfører utbetalinger til Autopay.