Troms og Finnmark fylkeskommune har vært i full drift med InSchool fra 2021/22. Til tross for en krevende oppstart med begrensede ressurser, har tett samarbeid mellom skoleeier, superbrukere og InSchool ført til økt brukertilfredshet og bedre ressursutnyttelse i skolene.
Helt siden implementeringen har kanalene mellom fylkeskommunen og InSchool vært åpne og preget av hyppig kontakt, og denne junidagen var vi så heldige å få treffe Kjetil Fosli, VIS support i Troms fylkeskommune, og Plamen Delev Ivanov, prosjektleder og systemeier på vegne av Troms fylkeskommune, til en liten prat. Emnet var innføringen av og samarbeidet med InSchool, samt skoleeiers samhandling med de videregående skolene i fylket.
En krevende oppstart
Det første driftsåret etter innføringen av InSchool gikk på ingen måte friksjonsfritt, erindrer Plamen Ivanov, som ledet innføringen i Troms og Finnmark fylkeskommune. – Først kom fylkessammenslåingen, med alt arbeidet det medførte, tett etterfulgt av Corona. Vi kunne ikke reise rundt og hjelpe skolene, det fantes jo ikke folk der, klasserommene sto tomme. Dessuten var vi en ørliten prosjektorganisasjon; to og en halv ansatte skulle jobbe med implementeringen av det nye systemet i 24 skoler pluss Longyearbyen. Vi ble tvunget til å konsentrere oss om driften. Oppstarten kunne nesten ikke ha vært verre.
Kjetil Fosli er opplæringsansvarlig med ansvar for support i Troms fylkeskommune. – Skolene hadde superbrukere med ekspertise på hvert sitt område i løsningen, forteller han. – Flere brukere fikk nettbasert opplæring på hvert sitt felt. Vi sentrerte opplæringen av superbruker, det var den beste måten å utnytte ressursene på, og superbrukerne var kontaktpunktet inn til oss.
Kjetil Fosli og Plamen Ivanov har gjort seg mange erfaringer rundt innføringen av InSchool. – Noe av det viktigste er at vi ser at innføringen av systemet kunne vært gjort annerledes, slår Plamen fast. – Lærerne ble ikke nok involvert. Det ble ikke brukt tilstrekkelig med ressurser på opplæringen av denne viktige yrkesgruppen.
Fra krise til suksess
En av de største skolene i fylket hadde det Kjetil Fosli og Plamen Ivanov karakteriserte som et fullstendig sammenbrudd. – Det var skoleårsplanleggingen som var problemet, forklarer Plamen. – Det endte med at Visma måtte sende en av sine fagkonsulenter for å hjelpe skolen. Det ble en todagers-økt, men timeplanfloken ble løst, blant annet ved å benytte aktiviteter i avansert modus. Samarbeidet med fagkonsulenten ble redningen den gangen, og samarbeidet med InSchool har vært tett og godt siden.
Fagkonsulent Tor Sverre Engen var den som ble sendt nordover.
– De hadde en skole som ved skolestart det første året fikk store problemer, gjenkaller han. – Rom og lærere var dobbeltbooket, pluss en del annet. Jeg ble sendt opp for å hjelpe skolen med å rydde. Det ble litt opplæring og mye ryddearbeid sammen med skolens skoleårsplanlegger.
I etterkant har denne skolen snudd fullstendig opp-ned på situasjonen. Fra å oppleve en dårlig start, har de laget sin egen prosjektorganisasjon og er i dag blant de mest fremoverlente i bruken av InSchool.
Et fruktbart samarbeid med fagkonsulentene i InSchool
– Jeg fant tonen med Plamen og Kjetil i fylket, fortsetter Tor Sverre. – Vi hadde, og har, de samme tankene om skoledrift, vi så mulighetene som InSchool fører med seg, og man kan vel si at vi delte en visjon. Siden da har mine kolleger og jeg holdt flere kurs for fylket, i samarbeid med skoleeier.
Det er Plamen Ivanov som holder den merkantile kontakten, signerer avtaler og har ansvaret for tilleggsmoduler og integrasjoner med 3. part.
Engen legger til: – Det som har vært veldig moro med dette er at det har vært kort vei fra identifiseringen av en utfordring til det å faktisk gjøre noe med det. Enten i form av kursing eller at fylkets skoleledelse setter føringer som fylkets InSchool-seksjon implementerer. Våren 2024 fikk samarbeidet for alvor fart på seg. Da var vi forbi den mer grunnleggende brukeropplæringen og kunne begynne å fokusere på andre mer avanserte ting.
InSchool som driver av organisasjonsendring
– Det er viktig å huske på at mange av skolene ikke var forberedt på at innføringen av InSchool faktisk krevde en organisasjonsendring, påpeker Kjetil Fosli. – Det var ikke gitt at man kunne fortsette som før, med hjemmesnekrede og spesialtilpassede løsninger som kanskje ikke engang var lovlige. InSchool kan ikke betraktes kun som et redskap, løsningen trekker utallige andre forandringer med seg.
Han eksemplifiserer: – Tidligere gikk det an å lage lokale ordninger rundt for eksempel vikarhåndteringen. Man fikset og trikset og fant en løsning. Det kan man ikke lenger gjøre. Dette fordi at alt henger sammen innad i InSchool-systemet, det være seg lærernes beskjeftigelse, variabel lønn og telling av avholdte timer. Dette kan kanskje oppleves som mindre fleksibelt enn tidligere, men det sikrer at elevene får det timetallet de har krav på.
En aktiv skoleeier
I tiden etter innføringen av InSchool avholdt fylkeskommunen ukentlige statusmøter med skolene. Behovet for hjelp og støtte i oppstartsfasen var enormt stort, og Fosli og Ivanov forteller at de opererte langt nede på detaljnivå. Med en såpass liten prosjektorganisasjon var dette krevende. I dag foregår møtene sjeldnere, én gang per måned.
– Tilstanden ute i skolene er selvsagt en helt annen enn den var i de innledende fasene av innføringen, presiserer Plamen Ivanov. – Nå er det ofte erfaringsutveksling og felles problemløsning som blir emne på disse statusmøtene. Skolene deler hvordan de gjør ting, og lærer mye av hverandre.
InSchool som redskap for ressursstyring
En sentral side ved InSchool er at løsningen gir skoleeier mulighet til mer målrettet og faktabasert skoledrift. Som nevnt over har systemet oversikter som dokumenterer at elevene får sine lovpålagte timer i de enkelte fagkodene. Det er også enkelt å se om kronene som går til lærerlønninger faktisk benyttes til undervisning.
Løsningen har dessuten et utall rapporter som skoleeier kan hente ut fakta fra, både om hele klasser eller grupper og om hver enkelt elev. Rapportene viser for eksempel data på elevfravær, vurderinger og orden og atferd.
Når skoleeier bruker denne innsikten, blir det lettere å ta avgjørelser knyttet direkte til praksis ute på skolene. Dermed blir ressursutnyttelsen bedre. Et eksempel på slik utnyttelse er kravet Troms fylke har om at alle lærere tilsatt i 100% skal ha 100% beskjeftigelse.
Så skoleeiers kjennskap til systemet er god, det samme er evnen til å styre skolene. Fylket har økt egen kompetanse og samtidig knyttet skolene tettere mot seg.
Det har vært flere samlinger i året, i for eksempel skoleårsplanlegging. Man har sett på flere problemstillinger sammen, og skolene har fått oppgaver som å legge fram hvordan de utnytter ressursene til elevenes beste. Det ligger et klart ansvar for InSchool i rektorrollen, og skoleeier har hatt opplæring for den enkelte rektor i rolleforståelse.
Supportstrategi og personlig kjennskap
Fylket bestemte seg tidlig for hvordan supportlinjen skulle være. Førstelinjesupporten skulle foregå ute i skolene, håndtert av de såkalte superbrukerne; andre linje tok skoleeier seg av selv. Dette fordi de ønsket å være tett på både funksjonaliteten i løsningen og problemene skolene opplevde. Ivanov og Fosli har hele tiden vært ute på skolene og snakket med de ansatte og fagforeningene deres. Så partene er blitt godt kjent. – Vi ønsker å være der hvor skoen trykker, påpeker Fosli.
En ganske insisterende ledelse
“InSchool er ikke et tilbud, det er en ordre” var fylkesutdanningssjef Børre Krudtås beskjed til skolene i fylket. Her skulle man gå inn med alt man hadde. Problemene var til for å løses, og prosjektorganisasjonen ved Fosli og Ivanov ble satt på saken. En av de mest omfattende oppgavene de måtte ta tak i, var tilgangsstyringen.
– I utgangspunktet er systemet med roller og tilganger svært kompleks, og dersom tildelingen blir for liberal, kan det lamme skolene fullstendig, forklarer Plamen. – Dette var også i ferd med å skje flere steder. De tildelte seg selv alt.
– Vi fant for eksempel ut at en med adminrolle hadde tilgang til hele 95% av all funksjonalitet i løsningen, supplerer Fosli. – Så det vi gjorde, ut av ren og skjær nødvendighet, var å strupe skolenes anledning til å tildele tilganger. Nå gir vi for eksempel skoleledertilgang til kun rektor og assisterende rektor. Vi har dessuten også ofte møter med kontaktlærerne for å gi dem opplæring. I tillegg har vi opprettet våre egne tilganger slik vi har funnet det hensiktsmessig.
Fosli og Ivanov opplever at de har sterk støtte og full oppbacking fra nevnte fylkesutdanningssjef. Krudtå er aktivt med på å legge føringer for arbeidet deres, og samarbeidet er nært og tett. Dette bidrar i høy grad til den korte veien fra et problem blir identifisert til det blir løst.
Samarbeid om videreutvikling av løsningen
En av årsakene til at Kjetil og Plamen er på Skøyen denne dagen, er et samarbeid med fagkonsulentene om et nytt kurs for lærere i bruken av InSchool. Både InSchool og fylkene setter nå inn støtet på flere områder for å lette hverdagen for dem som bruker løsningen til daglig.
Nå skal det for eksempel bli enklere, med færre klikk, å dokumentere elevsamtaler og registrering av tilstedeværelse. De som utvikler InSchool har dette som et viktig fokusområde fremover. Undersøkelser av brukertilfredshet viser for øvrig at tilfredsheten har steget siden innføringen av den nye oppmøteregistreringen.
Troms fylkeskommune ved Plamen Ivanov og Kjetil Fosli er med andre ord svært tett på brukerne av InSchool og på Visma Flyt som leverandør av løsningen. Gjennom arbeidet i prosjektorganisasjonen kjenner de både Vismas fagkonsulenter og de aller fleste av fylkets ansatte. De styrer, om ikke med jernhånd, så med et svært fast håndtrykk.
