– En av mine kontoransatte fortalte at han nå bruker sekunder på oppgaver han før brukte 15–20 minutter på, sier rektor og enhetsleder.
Voksenopplæring er alt annet enn A4. Med hyppige lovendringer, kontinuerlig inntak og individuelle planer kreves det et system som er like fleksibelt som skolehverdagen selv.
Da Hamar og Porsgrunn kommune ble med som piloter på Flyts nye skyløsning for voksenopplæring, markerte det starten på en ny tidsalder for både lærere, kontoransatte og ledere.
– Det var litt som å gå fra dinosaurer til moderne tid, sier Stig Lund Johannessen engasjert under Visma Flyts nettwebinar om voksenopplæring.
Han er rektor og enhetsleder ved Porsgrunn voksenopplæringssenter, og legger ikke skjul på at overgangen til en ren skyløsning har vært en udelt positiv opplevelse.
– Alt går mye smoothere. Vi slipper tungvinte mellomløsninger for å logge oss inn, og vi kan bruke alle mulige plattformer. Systemet responderer med en gang, og vi får support og veiledning direkte i løsningen, sier Lund Johannessen.
Intuitivt for lærerne – oppgaver løst på sekunder i stedet for minutter
En av de største suksessfaktorene i pilotperioden har vært hvor raskt de ansatte har tatt i bruk det nye systemet. Der man vanligvis må bruke mye tid på mental endringsledelse for å få folk med på it-endringer, har enkelheten i den nye løsningen gjort prosessen oppsiktsvekkende kort.
Aina Hagen, assisterende rektor ved voksenopplæringen i Hamar kommune, forteller at spesielt lærerne har gitt gode tilbakemeldinger.
– Systemet er veldig intuitivt. Spesielt registrering av fravær. Det har alltid vært litt knotete å få en god oversikt over fraværet, men nå finner lærerne det enkelt, sier hun.
Det er ikke bare i klasserommet at hverdagen har blitt enklere. På administrasjonskontoret merkes den økte effektiviteten på bunnlinjen av tidsbruk.
– En av mine kontoransatte fortalte at han nå bruker sekunder på oppgaver han før brukte 15–20 minutter på, deler Johannessen og legger til:
– Det er rett og slett fordi alt har blitt så mye mer effektivt. Det tvinger oss nesten inn i en ny endringsprosess der vi må se på hvem som gjør hvilke oppgaver fremover, fordi ting går så mye raskere.
Fra klasse- til individorientert program
Ny Flyt Voksenopplæring er bygget på Inschool-plattformen, som er den nasjonale skoleadministrasjonsløsningen for offentlige videregående skoler. Det har bydd på noen utfordringer da voksenopplæring skiller seg fundamentalt fra ordinær videregående skole på noen punkter. Der den tradisjonelle skolen har faste rammer fra august til juni, endrer timeplanen i voksenopplæringen seg nesten fra dag til dag. Deltakere slutter, nye begynner, og individuelle behov som praksisplasser og tilpassede norskplaner skal sjongleres.
– Voksenopplæring er komplekst. Det er så mye rundt hver enkelt deltaker; timetelling, rettigheter, journalnotater og lovverk. Det har vært kjempeviktig for oss å være med som pilot for å forme dette programmet. Vi føler på et stort ansvar, for grunnarbeidet vi gjør nå betyr enormt mye for alle kommunene som kommer etter oss, forklarer Hagen.
Per Brandser, produktleder i Visma Flyt, er tydelig på at samarbeidet med pilotkommunene har vært helt avgjørende for utviklingen av løsningen.
– Vi har lært utrolig mye av denne prosessen. Videregående skole er veldig klasse- og gruppeorientert, mens voksenopplæringen er ekstremt individorientert. Dette er voksne mennesker med liv og hverdager som skal gå opp. Kvaliteten på diskusjonene vi har hatt med pilotene er hovedgrunnen til at vi har kommet så langt som vi har, sier Brandser.
Trygg og smidig lansering
Selv om voksenopplæringen i Hamar og Porsgrunn er organisert ulikt og har hatt ulike behov inn i systemet, gikk selve «Go Live»-dagen over all forventning.
– Det er første gang i mitt liv jeg har følt på en så tøff deadline, innrømmer rektor Johannessen i Porsgrunn.
– Alt skulle ligge riktig inne til den mandag morgenen. Og da mandagen kom og vi gikk live... så gikk det egentlig bare helt fint. Det er oppriktig skryt til Visma Flyt at dette har gått så fint.
Med verdifull innsikt fra engasjerte piloter i Hamar og Porsgrunn, er Visma Flyt nå klare for å rulle ut en løsning som ikke bare moderniserer, men som faktisk forstår og løser den komplekse hverdagen i norsk voksenopplæring.
Ønsker du å vite mer om hvordan Flyt kan forenkle administrasjonen rundt voksenopplæringen i din kommune?
