2028 er nærmere enn du tror: – Å vente er en risiko

Kommunal sosialtjeneste står overfor et betydelig skifte. Dagens fagløsning, Visma Velferd, nærmer seg sin endelige utfasing og har en absolutt sluttdato. Samtidig øker kravene til sikkerhet, brukervennlighet, effektivitet og sømløs datadeling på tvers av kommunale tjenester.

Å utsette overgangen til ny fagløsning i kommunal sosialtjeneste handler ikke bare om risiko i 2028, det handler også om tapt funksjonalitet og effektivitet i årene fram til det. Ved å bytte til en moderne skyløsning nå får saksbehandlerne verktøyene de trenger for å utføre oppgavene sine bedre og enklere.

– To år høres kanskje lenge ut, men regn baklengs fra oktober 2028. Før endelig utfasing av Velferd må kommunen gjennomføre anskaffelsen, sette opp løsningen og eventuelt flytte data. Saksbehandlerne skal læres opp, og de skal ha tid til å bli trygge før det gamle systemet fases ut, sier produkt- og strategiansvarlig i Visma Flyt, Jan Rudlende.

Alt dette skjer samtidig som Nav-kontoret skal levere tjenester som vanlig.

– Det er mulig å rekke det, men det er lite rom for at noe tar lengre tid enn planlagt. Derfor anbefaler vi at kommunene får det inn i budsjettet for 2027, og at de starter forankringen nå. Med en fast spikret sluttdato for Visma Velferd innebærer det å sitte på gjerdet en stor risiko for kommunene og deres innbyggere, sier Rudlende.

Kapasitetsfellen – Hvorfor 2028 setter premissene nå

For alle kommuner som i dag benytter Visma Velferd, er det én deadline som trumfer alle andre: Oktober 2028.

– Visma Velferd er bygget på en teknologi som har nådd slutten av sin levetid. Løsningen kan ikke kjøres på de nyeste serverversjonene, den fungerer ikke fullt ut med Microsoft 365, og vanlige sikkerhetsoppdateringer fra Microsoft kan skape store problemer for stabiliteten. Ser man utelukkende på teknisk risiko, burde sluttdatoen egentlig vært satt ennå tidligere, forklarer Rudlende, og presiserer:

– Et fagsystem som behandler sensitive opplysninger om sårbare innbyggere og styrer utbetalinger de er avhengige av, må være stabilt og sikkert. Derfor flytter vi ikke datoen.

Hva skjer rent praktisk i oktober 2028?

Visma Velferd vil ikke lenger motta support, feilrettinger eller oppdateringer:

• Saksbehandling: Endringer i regelverk, satser og nasjonale krav (f.eks. Digisos eller SSB-rapportering) vil ikke bli lagt inn.
• Utbetalinger: Kommunen kan ikke garantere at beregninger og betalingsflyt er riktige for sårbare innbyggere.
• Personvern: Uten kontinuerlige sikkerhetsoppdateringer blir det uforsvarlig å behandle sensitive opplysninger.

– Det holder ikke å ha valgt nytt system innen oktober 2028. Kommunen må være fullt over og i trygg drift innen den tid. Derfor er det avgjørende å komme i gang i god tid før sluttdatoen, sier Rudlende.

Over 200 kommuner skal over fra Velferd til ny løsning før fristen løper ut. Et bytte av fagsystem handler om mer enn bare å skru på en ny programvare; det krever god tid til forankring, datamigrering, sikkerhetstesting og opplæring av de ansatte.

– Vi planlegger overgangene over hele perioden, slik at hver kommune får den oppfølgingen et systembytte krever. Hvis mange venter til det siste året, skal for mange gjennom det samme på kort tid. Da blir det vanskeligere å gi alle det tidspunktet og den tiden de ønsker, sier Rudlende og forklarer:

– For kommunene selv er kapasitetsfellen minst like reell. Et bytte av fagsystem krever folk fra Nav-kontoret, IT, økonomi og innkjøp, samtidig som den daglige driften skal gå som normalt. Kommuner som starter sent, får mindre tid til opplæring og testing. De får også mindre handlingsrom hvis noe tar lengre tid enn planlagt. Kort sagt: De som starter tidlig, kan velge et tidspunkt som passer for dem. De som venter, må ta det som er ledig.

Tiden er overmoden

En av de viktigste prioriteringene for kommuner i dag er å velge løsninger som ikke bare løser dagens utfordringer, men som også står seg sterkt i årene som kommer.

Det er nettopp dette som ligger til grunn for utformingen av Flyt Sosial:

• Åpen skyarkitektur: Flyt Sosial er født i skyen og bygget på åpne standarder og plattformer. Dette stemmer overens med retningen fra KS, med et digitalt økosystem der løsninger og data henger sammen.
• Klar for fremtidige behov og standarder: Den åpne arkitekturen gjør at kommuner som tar i bruk Flyt Sosial nå, enkelt og sømløst kan integreres mot nye felleskomponenter og standarder etter hvert som markedet og kravene utvikler seg.
• Investeringen står seg: Vi samarbeider med KS om hva som er et godt framtidig målbilde for sosialtjenestene. Kommunene som går over i dag får en trygg plattform og slipper å gjøre valget på nytt senere.

– Flyt Sosial ligger på samme plattform som Flyt Barnevern og Flyt PPT. Når vi tar i bruk en ny nasjonal komponent eller tilpasser oss endringer i en eksisterende, gjør vi det én gang på plattformen, og alle kundene får det. Et eksempel er at vi nå flytter integrasjonen mot SvarUt over til ny teknologi før KS Digital faser ut den gamle.

Flere kommuner har allerede tatt valget og er godt i gang. Blant annet har Nav Lørenskog valgt Flyt Sosial og starter opp med sin nye løsning allerede i januar. Kommunen gjorde grundig forarbeid og rådførte seg med både Digitaliseringsdirektoratet og KS om timingen. Konklusjonen? Tiden er overmoden.

– Vi kommer til å si “kjør på” til andre kommuner som er i samme situasjon som oss, og som vurderer det samme. Det er bare å starte prosessen, sier jurist/rådgiver innen offentlige anskaffelser Celine Nordvang.

• Les alt om hvorfor Lørenskog valgte Flyt Sosial her.

Sammenhengende tjenester og nasjonalt løft

KS oppfordrer kommuner til å koble seg på det nasjonale arbeidet og felles krav. Hvordan understøtter Flyt Sosial det arbeidet KS gjør i «Felles digitalt løft»?

– Vi har gitt innspill til KS sitt arbeid med målbildet for sosialtjenestene, og vi har løpende dialog med KS om overgangen fra Velferd. Retningen KS peker på er sammenhengende tjenester, bedre samhandling med Nav og data som kan deles på tvers. Det er også det Flyt Sosial er bygget for, sier Rudlende og forklarer videre:

– Felles krav blir best når de bygger på erfaring fra kommuner som faktisk bruker moderne løsninger. Kommunene som tar i bruk Flyt Sosial nå, får erfaringer de kan ta med inn i det nasjonale arbeidet. Det samme gjelder oss som leverandør.

– Vi kjenner denne måten å jobbe på fra barnevernsområdet. Der er vi med i arbeidet KS Digital har startet for å etablere et felles forum, der kommuner, Bufdir og leverandører skal prioritere behov sammen. Når felles krav og standarder kommer på sosialområdet, er det naturlig for oss å følge dem i videreutviklingen av Flyt Sosial.

Hvorfor er det ingen motsetning mellom å bytte til Flyt Sosial i dag og å ta del i det nasjonale løftet etter hvert?

– Fordi de to tingene skjer på hver sin tidslinje. Det nasjonale arbeidet er langsiktig, og første fase handler om felles behov, krav og målarkitektur. Utfasingen av Velferd har en fast dato. En kommune som venter på felles krav før den starter, må fortsatt gjennom både anskaffelse og overgang etterpå. Da havner den i den travleste perioden mot slutten, sier Rudlende og forklarer videre:

– KS oppfordrer selv kommuner som allerede planlegger anskaffelse, til å koble seg på det nasjonale arbeidet og bidra med sine behov. Det er nettopp det vi anbefaler: start planleggingen nå, og ta del i det nasjonale arbeidet underveis.

– Flyt Sosial er en skyløsning som utvikles kontinuerlig. Kommunene kjøper ikke en versjon som står stille. Løsningen blir videreutviklet etter hvert som krav og felles løsninger kommer på plass. Kommunene som går over nå, skal ikke måtte gjøre valget på nytt senere.

– Nav Lørenskog viser at det ikke er et valg mellom det ene eller det andre. De rådførte seg med både Digitaliseringsdirektoratet og KS om timingen. Deretter gikk de ut i en åpen anbudskonkurranse og valgte Flyt Sosial. De tok altså de nasjonale føringene på alvor og konkluderte likevel med at det var riktig å gå i gang. Nå starter de opp i januar 2027.

Gevinster og KI her og nå

Hver måned kommunene venter, er en måned uten spart tid og uten moderne verktøy i hverdagen.

• KI-støtte i saksbehandlingen: KI registrerer innkommende post og lager notater fra samtaler og møter. Saksbehandleren bruker mindre tid på å skrive og mer tid på brukeren. KI foreslår, saksbehandleren godkjenner.

• Kvalitet og likebehandling: Standardiserte maler og vedtak i tråd med lov om sosiale tjenester gir lik kvalitet, uansett hvem som behandler saken. Det styrker rettssikkerheten. Kommunen står tryggere ved klage og tilsyn, og nye saksbehandlere kommer raskere i gang.
  

• Slutt på treghet og siloer: Saksbehandlerne slipper å vente på systemet og får mer tid til brukerne. Kommunen slipper å drifte egne servere, og forbedringer kommer automatisk. Åpne grensesnitt gir kommunen tilgang til egne data, slik at tjenesten kan styres på fakta.

Øksnes var første kommune ut og har brukt Flyt Sosial siden starten av september. Endringen merkes allerede i hverdagen:

«Oppstarten har gått over all forventning! Flyt Sosial er intuitivt og svært brukervennlig, og vi ser allerede at det letter flere av våre arbeidsoppgaver», forteller Nav Øksnes.

Start overgangen nå for en trygg prosess

Det er ingen grunn til å nøle. Å velge en fremtidsrettet, skybasert fagløsning i dag sikrer arbeidshverdagen til de ansatte, gir bedre oppfølging av tjenestemottakerne, og gjør kommunen klar for fremtidens krav.

– Mitt råd til kommunene er enkelt, ikke vent. Start planleggingen nå, så har dere tid til å gjøre overgangen på en trygg måte, avslutter Rudlende.

Les mer og se hvordan Flyt Sosial fungerer i vår klikkbare demo.