Kommunene har ofte behov for å samhandle med innbyggerne for å samle inn informasjon eller få tilbakemelding om spesifikke saker. Denne dialogen er viktig for å opprettholde en åpen og demokratisk prosess i samfunnet.
Innbyggerdialog - et mangfold av kanaler
Dialogen mellom kommunene og innbyggerne kan anta flere former. Noen eksempler:
- åpne møter og bydelsmøter
- spørreundersøkelser
- seminarer og workshops
- innbyggerpaneler
- offentlige høringer
- digitale plattformer
La oss ta en titt på det siste punktet.
Smarte digitale løsninger for innbyggerdialog
Med digitale løsninger kan viktige og sensitive meldinger formidles enkelt og trygt, og fordi partene kan delta i dialogen uavhengig av tidspunkt eller geografisk plassering, vil kommunikasjonen øke og bli mer mangfoldig.
Rutiner og oppgaver kan løses økonomisk, sikkert og tidseffektivt, tilbakemeldinger samles og analyseres på en strukturert måte.
Digitale plattformer gir også muligheter for en mer inkluderende og tilgjengelig dialog for personer med ulike behov eller funksjonsnedsettelser.
Chatbot- fremtidens innbyggerdialog?
Chatbots har mange fordeler. Bot'en er alltid tilgjengelig, den svarer kjapt og effektivt, og den sparer lønnskostnader for kommunene ved at svar på ofte stilte spørsmål standardiseres. Moderne chatbots har også evnen til å lære, slik at de kan tilpasse seg kundenes behov. Grensesnittene kan dessuten tilpasses ulike behov, for eksempel for personer med funksjonsnedsettelser, og en chatbot har også mulighet for å samle inn og analysere data som er basert på samhandlingen med innbyggerne.
Når det er sagt; en chatbot er ikke et menneske og kan oppleves som det den er, nemlig upersonlig og mekanisk. Det kan derfor av og til kreve en del av brukeren å stille spørsmålene slik at chatboten forstår. I fremtiden kommer dette til å utvikles til å bli mer intuitivt, men i dag er en chatbot temmelig fantasiløs. Og kan man være sikker på at personvernet blir ivaretatt, spesielt når det gjelder sensitive saker? Her ligger det fremdeles en usikkerhet.
Appenes tidsalder
Det finnes en app for alt, de er praktiske og lette i bruk. Daglig brukes Min Skole av flere hundre tusen foresatte. Appen letter dialogen mellom hjem og skole og har et utall funksjoner, den kan for eksempel:
- registrere fravær
- vise vurderinger
- besvare samtykker
- vise timeplaner
- kommunisere med SFO
- sende gruppemeldinger
Min Barnehage gir foresatte mulighet til å følge med på hverdagen i barnehagen. På samme måte som Min Skole kan foresatte blant annet sende meldinger og vise planer, se planlagte aktiviteter eller sjekke når barnet har sovet. Spontane endringer er lett å følge med på både for foresatte og den barnehageansatte.
Elever, lærere og skoleledere i videregående skoler og fagskoler har tilgang til InSchool-appen. Her kan elever oppdatere seg på fravær og vurderinger, sende meldinger til lærere om planlagt fravær, samt se timeplanen sin. Det er også muligheter for å bruke appen som skolebevis.
Lærere kan føre fravær uten å måtte ty til en datamaskin, eller sende til og motta meldinger fra elever. Skoleledere vil ha god oversikt over elevfravær.
For deg som jobber i NAV:
DIGISOS
- Bruker får mulighet til å søke sosialhjelp elektronisk
- Søker får innsyn i hva som skjer med den digitale søknaden
- Telefonhenvendelser til NAV begrenses
De kommunene som har tatt i bruk tjenesten forteller at over 50 prosent av søknadene til NAV raskt kommer inn digitalt. Nå er det klart for fase 2. Her vil søker få innsyn i hva som skjer med den digitale søknaden.
Det er tilrettelagt for implementering av Digisos for alle kommuner som benytter Flyt Velferd.
For deg som jobber i hjemmetjenesten:
DIGIHELSE
- Sørger for sikker kommunikasjon mellom ansatte/pleierne og brukere/pårørende
- Styrker samarbeidet i hjemmetjenesten
- Bidrar til forutsigbarhet og god oversikt
Med Digihelse innbyggerdialog i Flyt Helse kan kommunene enkelt etablere digitale innbyggertjenester knyttet til hjemmetjenester. Her er målet å styrke samarbeidet mellom brukerne, pårørende og ansatte i hjemmetjenesten. Etter et besøk hos bruker kan det for eksempel sendes et varsel om at besøket er gjennomført. Det går også an å vise og avbestille avtaler. Slik vil mottakerne av tjenesten få økt innflytelse over egen hverdag. Gjennom dialogen vil det bli lettere å uttrykke egne behov.
For ansatte i hjemmetjenesten blir det enklere å rasjonalisere arbeidet, samt plukke opp henvendelser fra brukere og pårørende. Dialogen kan lagres og journalføres.
helsenorge.no er det offentlige nettstedet for utveksling av helseinformasjon, en hub som letter kommunikasjonen mellom brukeren og ulike deler av helsetjenesten. Nettstedet gjør det blant annet enklere å bestille timer, gjøre avtaler, få henvisninger, motta prøvesvar og få oversikt over vaksiner. Helsenorge.no er en sentral aktør innen innbyggerdialogen.
For deg som jobber med saksbehandling:
DIGITAL POST
- Sender digital post til innbyggere og næringsliv
- Gir effektiv og sikker saksbehandling
- Kan kobles til SvarUt i ditt fagsystem
Flyt Digital Post benytter KS FIKS meldingsformidler. Meldinger krypteres og sendes via SvarUt og SvarInn. Dette er økonomisk, tidsbesparende, sikkert og miljøvennlig. I dag forventer innbyggerne digital kommunikasjon, og de fleste benytter mobil eller nettbrett. Digital post gjør denne kommunikasjonen enklere.
For deg som jobber på helsestasjon:
DIGIHELSESTASJON
- Er et sikkert digitalt alternativ for kommunikasjon med innbyggere
- Avlaster helsepersonell i forhold til telefonhenvendelser
- Sender og mottar meldinger via helsenorge.no
Via digihelsestasjon kan Innbyggerne kommunisere uten å behøve å sende post, ringe eller møte opp selv, og dette gir store besparelser for samfunnet.
Ikke minst letter denne løsningen hverdagen for brukerne av helsestasjonen og skolehelsetjenestene. De kan sende meldinger, avbestille avtaler og samtidig ha god oversikt over kommunikasjonen. Alle fagpersoner får meldingene rett inn i journalen, all kommunikasjon blir lagret i henhold til lovpålagt dokumentasjon, og sikkerhet og personvern er ivaretatt.
For ungdom er det spesielt viktig å kunne kommunisere digitalt, for dette senker terskelen for å ta kontakt. Mange kommuner sliter med lav tilgjengelighet, mangelfull brukermedvirkning og begrenset kapasitet, problemer som rammer blant annet det viktige forebyggende ungdomsarbeidet. Når det gjelder å møte disse utfordringene er ungdomsløsningen et nyttig verktøy for kommunene.
Innbyggeren i sentrum for dialogen
Mange kommuner er opptatt av samarbeid internt. Mange barn og unge har komplekse utfordringer og dermed blir behovet for tverrfaglig samhandling sentralt.
Flyt Samspill er en hub for sikker samhandling mellom kommunale sektorer. Systemet kan settes opp med API-koblinger til forskjellige fagsystemer i kommunen, for eksempel PPT, Barnevern, skole eller Helsesektoren. En ny samhandlingsarena kan opprettes der det oppstår behov.
