Personvern og sikkerhet i høysetet for Narvik

– Vi krabbet rundt på gulvet, boret hull i vegger og strakk ledninger. Jeg, rektor og mennene våre. Helt uten avtale med byggforvaltning. Alt for at vi skulle ha minst en datamaskin i hvert klasserom. Vi hadde bare så lyst å gjøre det.

Med majestetiske fjell og sin unike beliggenhet ved Ofotfjorden er Narvik et yndet reisemål for friluftsentusiaster. De fleste forbinder nok Narvik med jernmalm og slaget om Narvik fra andre verdenskrig, men byen og området rundt er så mye mer enn grå steinmasse og krigshistorie.

Ved torget, midt i byen med om lag 14000 innbyggere, ligger rådhuset. Selve bygningen ble bygget i etterkrigstiden og har stått der nesten urørt siden. Innvendig derimot har rådhuset fått en skikkelig ansiktsløftning. I resepsjonen dominerer lukten av gjærbakst. I en hylle, langs den ene veggen, står de gjenværende papirskjemaene i kommunen. Ned spiraltrappen til resepsjonen kommer Astri Enevoldsen Sletteng, smilende med taktfaste steg.

Mens hun viser oss veien opp til et møterom med moderne IT-utstyr for både fysiske og digitale møter, forteller hun historien om den gang da de på eget initiativ installerte datamaskiner på skolen hun jobbet på i starten av sin arbeidskarriere. Det var lidenskapen for å forbedre læringsmiljøet for elevene, som drev dem til å ta initiativ på egen hånd.

– Jeg er en litt utålmodig type. Dette med nettverkskablingen sier noe om det. Vi har ikke tid til å vente. Jeg vil at kommunen skal komme i gang med nye viktige prosjekter. Vi skylder barna våre, de som går på skolene, et best mulig læringsmiljø, sier Sletteng.

Denne utålmodigheten og engasjementet har siden preget Sletteng sitt arbeid med digitalisering i Narvik kommune.

Fra kateteret til rådhuset

Astri Sletteng er i dag rådgiver innen oppvekst med spesielt ansvar for digitalisering på kommunalområdet Oppvekst. Men det var på ingen måte opplagt at det var på rådhuset hun skulle havne. Sletteng tok lærerutdanning i Bodø, og som hun selv forklarer, dette var før digitalisering var et tema.

– Vi hadde et datarom på høyskolen som jeg vel aldri var innom, sier hun og ler.

I 2005, etter å ha videreutdannet seg med mastergrad i skoleledelse og IKT for lærere, gikk Sletteng inn i rollen som IKT-veileder ved Håkvik skole i Narvik. I tillegg var hun lærer og rektors stedfortreder. Det var også da nettverkskablingen fant sted. 

I 2015 ble Sletteng spurt om å lede et prosjekt med innføringen av et digitalt FDV-system (forvaltning, drift og vedlikehold) i kommunen. Til prosjektet trengte de noen med lederperspektiv og et pedagogisk perspektiv. Prosjektet skulle i utgangspunktet ta et halvt år. Det ble tre. Da prosjektet var over bar veien tilbake til Håkvik skole, hvor Sletteng etterhvert ble rektor.

– Jeg så som rektor alt som ikke fungerte som det burde i kommunen. Jeg brukte mye tid på å finne frem i ulike systemer, forteller hun.

Etter en tid gikk hun inn i en prosjektstilling i Narvik kommune som het Skoleeiers forsvarlige system. Før hun gikk over i stillingen som rådgiver innen oppvekst med spesielt ansvar for digitalisering i kommunen. En jobb hun har hatt siden 2021.

Les også: Digitaliseringslederen Aurskog-Høland: – Når du kobler sammen data finner du virkelig dynamitt

– Det lyste rødt i hele panelet

I Narvik kommune har de 10 skoler og 12 kommunale barnehager. Det er disse Sletteng, gjennom sin rolle som rådgiver, har et spesielt ansvar for digitaliseringen av. Men hun mener at digitalisering ikke skal skje for enhver pris.

– Jeg er ikke for å digitalisere, bare for å digitalisere. Jeg som lærer vet at det er stor forskjell på elevene og hvordan de lærer. Diskusjonen handler ikke om at vi skal bli fulldigitaliserte, men hvor og hvordan. VI kan ha et fulldigitalisert arkivsystem for eksempel, men ikke selve læringen, sier hun og fortsetter:

– Jeg kan sitte her og vite at elever og lærere har tilgang på all verdens systemer og at personvern er ivaretatt, men vi må aldri glemme at vi jobber for elevene og ungene der ute i barnehagen og skolen. Alt annet er egentlig uvesentlig, vi skal sørge for at de får det de trenger. Det er i bunn og grunn det det dreier seg om, sier Sletteng.

Da Sletteng først startet i jobben som rådgiver innen oppvekst med spesielt ansvar for digitalisering, gikk hun i gang med en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse). Og hun hadde noe egenerfaring som hun tok med inn i denne jobben. Fra sitt gamle kontor på Håkvik skole hadde Sletteng, som rektor, mange ganger printet ut papirer fra websak og levert til lærerne.

– Slike papirer kan ikke ligge og slenge. Så jeg måtte sikre at jeg fikk de tilbake før lærerne dro hjem for dagen. Du kan trygt si at det lyste rødt i hele panelet etter ROS-analysen, forteller Sletteng.

Konklusjonen ble: Kommunen hadde mange systemer, som ikke var satt i system. Det ble laget et systemkart for kommunen, hvorpå Sletteng spurte seg.

– Hva har vi? Hva kan vi kutte ut? Hva finnes der ute av systemer vi kan ta i bruk?

Fem raske med digitaliseringslederen

Hvor henter du inspirasjon til jobben?

Jeg har et lærerhjerte i bunnen, og vil at vi skal kunne gi barna og elevene våre et best mulig utgangspunkt. I tillegg finner jeg mye inspirasjon i at det er “orden i sysakene”, og at vi kan lette jobbene til alle i hele organisasjonen med at vi har administrative systemer som fungerer – både hver for seg og sammen.

Hvilke seminar/konferanser anbefaler du for året som kommer? BETT og NKUL.

Hvilken ny teknologi er du mest spent på? Kunstig intelligens.

Har du en podcast-anbefaling? Skolesnakk.

Har du et boktips? Inga Strümke – Maskiner som tenker – algoritmenes hemmelighet og veien til kunstig intelligens.

– Jeg sier som Ole Brumm. Ja takk, begge deler

At elever lærer forskjellig, vet Sletteng svært godt. Ikke bare fra hennes tid som lærer. Hun har en sønn med dysleksi, som hun har sett på kloss hold hvor mye digitale hjelpemidler kan være til stor nytte.

– Vi skal legge til rette for behovene elevene har. Det er ikke enten digitalt eller analogt. Jeg sier som Ole Brumm, ja takk, begge deler. Digitale hjelpemidler gir enorme muligheter for individuell tilpasning. Det gjelder ikke bare de som trenger ekstra hjelp. Det er også lett å forsere for de elevene som er veldig gode, som før har sittet og kjedet seg i skolen. 

Les også: Digitaliseringslederen i Østre Toten: Livet etter dataangrepet – Det er mange som løper både langt og fort

Sikker saksbehandling og personvern

Personvern og sikkerhet var noe av det første Sletteng tok tak i etter at systemkartet var på plass.

– Det er vår plikt å sørge for at vi ikke tuller med personvernet til våre ansatte og våre elever. Prioritet nummer en ble derfor å få på plass et sikkert system for saksbehandling av elevsaker. Vi hadde en del systemer fra Visma Flyt fra før, og så at Sikker Sak var akkurat det vi trengte. Dette kommer til å gå fort å gæli å få på plass, tenkte jeg, sier Sletteng.

Kommunen gikk til anskaffelse, men så oppdaget de alt det andre som manglet rundt dette.

– Vi så alle rutinene som manglet. Vi satte ned en arbeidsgruppe hvor vi tok med rektorer, fagveiledere, IT, arkivleder og PPT. Der jobbet vi frem maler, rutiner og føringer. Hvis sånn og sånn, så sånn og sånn. Deretter evaluerte vi dette i workshoper med de ute i tjenestene. Der de sa at det ikke funker sånn som dere tror, gjorde vi justeringer, sier Sletteng og forteller videre:

– Selve opplæringen i systemet er forholdsvis enkel, men å få på plass rutiner, maler, også videre er tidkrevende. Det er også viktig å ha en plass hvor dette publiseres slik at alle ansatte har tilgang uten så mye plunder. 

Narvik kommune laget derfor en nettside hvor de ansatte kunne finne all denne informasjonen. Denne siden har de fortsatt, men rutiner ligger nå i kvalitetssystemet til kommunen.

– Maler og samtykkeskjemaer ligger også i digitale system, så nå er det ingen som sender ut noe hjemmesnekra. Alt er trygt og godt lagret der det hører hjemme, sier Sletteng.

At Narvik har kommet langt innen sikkerhet og tverrfaglig samarbeid er hevet over enhver tvil. De er også blant de første som har integrert samhandlingsløsningen, Flyt Samspill, direkte i systemene som lærerne og PP-rådgiverne bruker til daglig.

– Hvorfor begynner vi å få til ting i Narvik når det kommer til digitalisering? Det handler blant annet om at vi må samarbeide på tvers, ikke ha tette “skott” mellom kommunale områder, samtidig som vi har godt samarbeid innad i eget kommunalområde. Jeg har en sjef som skjønner at digitalisering er viktig. Jeg må ha med meg rektorer, barnehagestyrere og lærere.

I tillegg har Sletteng tett kontakt med digitalpedagogiske veiledere som Narvik har på alle skolene. Samt ukentlige møter med IT-avdelingen, merkantile og systemadministrator.

– Samarbeidet her er vesentlig for å lykkes. Til slutt vil jeg påpeke at digitaliseringsarbeidet må være forankret i toppen i kommunen. Det er vedtak som må gjøres, noe må gjøres administrativt og noe må gjøres politisk, forklarer Sletteng.

Hva skjedde da Narvik kommune fikk integrert samhandlingsløsningen, Flyt Samspill, direkte i systemene lærerne og PP-rådgiverne bruker til daglig? Les mer her.

Veien videre

Med så mange systemer allerede på plass i Narvik, er det opplæring og det å få systemene godt integrert i tjenestene som står i fokus.

– Vi har brukt mye ressurser på å få på plass systemene vi trenger. Nå må vi jobbe med å få de godt i bruk ute i skolene og barnehagene. Det er alltid noen som ikke henger like godt med, eller liker nye systemer. Det må vi kontinuerlig jobbe med.

– Det er en ting å gjøre et system digitalt, men det handler like mye om transformasjonen og å gjøre endringer i måten vi gjør ting på, avslutter Sletteng.