Optimalisering av Hjemmetjenesten

Hjemmetjenesten står overfor store utfordringer, for verdifull tid forsvinner ofte i administrasjon og logistikk. Mens manuelle kartlegginger avdekker problemene, mangler ofte verktøyene for å skape varig endring. I to foregående artikler har vi sett på hvordan kartlegging av tidsbruk i Hjemmetjenesten kan spare penger for kommunene. Ved å koble sanntidsmålinger av tidsbruk med planleggings- og styringsverktøy, tar Visma Flyt steget fra å være en systemleverandør til å bli en strategisk partner for kommunene. Vi kjenner utfordringene og er klare til å ta vår del av ansvaret. 

Som mangeårig leverandør av fagsystemer til offentlig og privat sektor har Visma Flyt en årrekke adressert utfordringene i helse-Norge. Mange av våre ansatte har lang erfaring fra arbeid i helsesektoren og vet hva sektoren står overfor, nettopp fordi de selv har følt problemene på kroppen. 

Dette gjør oss som leverandør ekstra opptatt av å være en lagspiller for dem som jobber med disse utfordringene til daglig. Vi ønsker å bidra med en helhetlig tilnærming som gir ledere den teknologiske ryggraden de trenger for å omsette innsikt til handling, jobbe smartere og frigjøre mer tid til brukerne.

Samtidig er vi klar over at bildet er sammensatt og at enkle løsninger sjelden finnes. Derfor jobber vi langsiktig og målrettet for å utvikle fagsystemer som skal tåle både omstillinger, teknisk utvikling og tidens tann. Da er vi avhengig av et godt partnerskap med kommunene, både gjennom å lytte til deres behov, ta imot innspill fra dem og gjennom innhenting av data. 

Fra problem til løsning – hvordan Visma blir en strategisk partner

Over flere år har vi samlet kartleggingsdata om tidsbruk i hjemmetjenesten i 80 kommuner. Denne kartleggingen vil nå danne grunnlaget for et samarbeid mellom tre av selskapene våre, selskaper med spisskompetanse på forskjellige felt.  

Giant Leap er et konsulent- og teknologiselskap som blant annet spesialiserer seg på prosessforbedring og dataanalyse for offentlig sektor, med et spesielt fokus på kommunehelsetjenesten. Selskapet er kjent for sitt konsept for tids- og aktivitetsmåling. Via appen M_Solution registrerer ansatte i hjemmetjenesten faktisk tidsbruk i sanntid, og ved å analysere data gir Giant Leap kommunene et objektivt, faktabasert grunnlag for å identifisere tapt tid.

Denne kunnskapen skaper et mulighetsrom for å øke ansikt-til-ansikt-tid i hjemmetjenesten. Giant Leap har utført kartlegginger for mer enn 80 norske kommuner.

Framsikt benyttes av ledere og beslutningstakere på administrativt og politisk nivå i 300 norske kommuner og fylkeskommuner. Framsikt er en skybasert løsning for økonomi- og virksomhetsstyring, der ledere planlegger, budsjetterer og rapporterer. I rapportering samles, aggregeres og visualiseres data fra ulike deler av driften, som økonomi, tjenesteproduksjon og måloppnåelse.

I samarbeidet om effektivisering av hjemmetjenesten kan Framsikt samle og visualisere de overordnede resultatene og nøkkeltallene fra ATA-målingene (måling av ansikt-til-ansiktstid) over tid. Dette gir ledere på ulike nivå, kommunedirektører og politikere et faktabasert grunnlag for å fatte strategiske beslutninger, justere budsjetter og iverksette og forankre endringsprosesser i organisasjonen.

Visma Flyt er leverandør av skybaserte fagsystemer som Flyt Helse, Vismas moderne, skybaserte fagsystem og elektroniske pasientjournal (EPJ) for den kommunale helse- og omsorgstjenesten. I konseptet for effektivitetsforbedring vil Flyt Helse fungere som selve navet i løsningen, stedet hvor planlegging, handling og operativ styring foregår.

Systemet inneholder den integrerte Ruteplanleggeren og arbeidsplanlegging hvor den planlagte tiden for brukerbesøk registreres, og det er også her ledere gjør de faktiske justeringene basert på analysene.

Funn fra kartlegginger: Et felles utfordringsbilde

Når man går i dybden på hvordan ressursene i hjemmetjenesten faktisk benyttes, slik Giant Leap har gjort i en rekke kommuner, avdekkes ofte et gjenkjennelig mønster. Analysene viser gjerne at det er et sprik mellom antatt ATA-tid og den reelle, direkte tiden som blir brukt hos brukeren.

ATA-tiden kan faktisk være så lav som 30-35 %. Samtidig kan «innetid» – tid brukt på basen til administrative oppgaver, møter og pauser – utgjøre en like stor eller større andel av totalen. I tillegg er reisetiden ofte høyere enn normen skulle tilsi, delvis fordi den kan skjule perioder med venting mellom oppdrag. Konsekvensen er at under en tredjedel av de ansattes arbeidstid tilbringes ansikt til ansikt med de som trenger hjelpen mest.

En bakenforliggende årsak til lav ATA-tid kan for eksempel være at det er etablert for mange arbeidslister i forhold til den reelle mengden oppgaver, noe som fører til «dødtid» i løpet av arbeidsdagen. Kartleggingene avdekker også ofte en «snill» vedtakspraksis, der en uforholdsmessig stor andel av brukerne mottar svært korte, hyppige besøk.

Disse småvedtakene er lite effektive, da reisetiden til brukeren ofte er mangedoblet i forhold til selve besøkstiden. Når det er sagt, kan det selvsagt også være utfordringer med logistikken i enkelte kommuner. Der er forholdene svært forskjellige kommunene i mellom. 

Samlet sett tegner dette et bilde av et betydelig optimaliseringspotensial. Det handler ikke om at ansatte skal løpe fortere, men om å organisere arbeidsdagen smartere – med utgangspunkt i presise data om hvor tiden faktisk blir brukt.

Visma kan her posisjonere seg som en strategisk partner som leverer den tekniske ryggraden for den nøyaktige omstillingen rapporten etterlyser.

Les om funnene fra kartleggingen av tidsbruken

En helhetlig løsning på et sammensatt problem

Med utgangspunkt i det felles utfordringsbildet som kartleggingene viser, er løsningen å etablere en kontinuerlig og datadrevet forbedringsprosess. Det er her samarbeidet mellom Visma, Giant Leap og Framsikt kommer inn.

1. Fra manuell analyse til kontroll over styringsdata

Manuelle éngangs-kartlegginger gir verdifull innsikt, men skaper ikke varig endring. Faren er at prosessen stopper opp og at man faller tilbake til gamle vaner, slik rapportene fra kartleggingene og de påfølgende prosessene advarer mot.

Ved å integrere måleverktøyet (Giant Leap/M_Solutions) direkte med Flyt Helse, går kommunen fra en periodisk analyse til en kontinuerlig og automatisert innsamling av styringsdata. Slik gjøres unntakstilstanden (kartleggingsprosjektet) til en del av den normale, daglige driften, noe som sikrer varig effekt.

Les om kommunenes erfaringer med kartleggingen 

2. Direkte svar på kjerneproblemene

Den tekniske modellen adresserer de mest kritiske funnene fra kartleggingene punkt for punkt.

• Problem: Lav ATA-tid og for høy "innetid".
  • Ved å sammenstille planlagt tid fra Ruteplanleggeren med faktisk målt tid fra appen, synliggjøres avvikene i sanntid. Ledere i Flyt Helse får et dashboard som viser nøyaktig hvor tiden blir av. Dette gir dem verktøyet de trenger for å implementere tiltak, som å justere innetid-normer og omfordele oppgaver.
• Problem: Ineffektive arbeidslister som rotårsak.
  • Analysene anbefaler ofte å redusere antall lister og legge til flere besøk på hver liste. Visma Flyts løsning gir lederne datagrunnlaget de trenger for å gjøre dette på en forsvarlig måte. De kan se hvilke lister som har mye "dødtid", kan trygt omfordele besøk, og umiddelbart måle effekten av endringen på ATA-tiden. Flyt Helse blir dermed ikke bare et planleggingsverktøy, men et aktivt verktøy for optimalisering.
• Problem: "Snill vedtakspraksis" med ineffektive småvedtak.
  • Ved å systematisk vise at et vedtak på 30 minutter konsekvent utføres på for eksempel 12-17 minutter, får kommunen harde fakta. Fremtidsvisjonen om automatiserte anbefalinger ("foreslå å redusere planlagt tid fra 30 til 17 min") er en direkte teknisk løsning på dette problemet. Det gir Tildelingskontoret et datadrevet grunnlag for å justere vedtak, noe som er administrativt mye enklere enn å basere det på synsing.

3. Verktøy for gjennomføring, forankring og benchmarking

Manglende gjennomføringskraft og forankring er en stor fare i endringsprosesser. Samarbeidsmodellen bygger en bro mellom alle ledernivåer.

• Operativt nivå (Avdelingsleder): Får verktøy for daglig styring og justering direkte i Flyt Helse. De kan se effekten av egne tiltak umiddelbart.
• Strategisk nivå (Kommunalsjef/Kommunedirektør/Politikere): Får de aggregerte nøkkeltallene synliggjort i Framsikt. Dette sikrer at forbedringsarbeidet blir synlig for toppledelsen og kan kobles direkte til budsjett, tiltak og strategiske mål, slik at hele organisasjonen kan jobbe sammen.
• Benchmarking som katalysator: Løsningen kan tilby live benchmarking mot andre kommuner. Dette er et verktøy som flytter fokus fra interne diskusjoner til objektive sammenligninger.

Et strategisk partnerskap for en smartere hjemmetjeneste

Ved å koble diagnosen fra kartleggingene med den tekniske løsningen, ser vi konturene av et partnerskap som går utover tradisjonell programvareleveranse. Visma Flyt, Framsikt og Giant Leap tilbyr en komplett infrastruktur for forretningsutvikling og kontinuerlig forbedring.

De leverer verktøyene som gjør det mulig å:

• Avdekke ineffektivitet kontinuerlig.
• Gjennomføre de konkrete tiltakene som trengs.
• Forankre endringene på alle nivåer i organisasjonen.
• Måle effekten og justere kursen basert på harde data.

Dermed blir Visma en strategisk partner for enhver kommune som tar utfordringene i eldreomsorgen på alvor og ønsker å gå fra å administrere problemer til å aktivt løse dem.