Hverdagen i den kommunale hjemmetjenesten er et av de mest komplekse logistikk-puslespillene vi har i samfunnet. Fagkonsulent Ingar Haugen i Flyt og prosjektekspert Arne Bangstad belyser i denne artikkelen hvordan teknologien kan fjerne administrative tidstyver – og hvorfor den viktigste jobben starter etter at Ruteplanleggeren er skrudd på.
I en travel hjemmetjeneste er endring den eneste konstanten. Pasienter skrives ut fra sykehus med midlertidige behov for rehabilitering etter operasjoner, kompliserte brudd eller sårbehandling. Samtidig lever andre med kroniske lidelser som krever langsiktig oppfølging og høy grad av personkontinuitet.
Å balansere disse behovene manuelt er ikke bare tidkrevende; det er i ferd med å bli en umulig oppgave for mange ledere.
Tidstyven i planleggingen
Ingar Haugen, fagkonsulent hos Flyt, har sett utallige eksempler på hvordan manuelle prosesser spiser opp verdifull tid.
– Det er så mye som skal stemme: jevn arbeidsbyrde, riktig kompetanse til riktig pasientbehov, til rett tid, og mer til. Og uansett hvor mye tid tjenesten bruker på manuelle lister, stemmer det uansett ikke med den praktiske hverdagen, sier Haugen og legger til:
– Skal man i tillegg sørge for effektive kjøreruter og at pasienten slipper å forholde seg til altfor mange ulike ansatte, blir regnestykket fort komplisert for en manuell penn.
Han peker på at Ruteplanleggeren i Flyt Helse er utviklet for å være en assistent i dette arbeidet. Ved å la systemet foreslå ruter basert på sanntidsdata, kan tjenesten sikre at tilgjengelig kompetanse utnyttes optimalt, reisetiden reduseres, og personkontinuiteten styrkes.
– Men teknologien er bare verktøyet. Det er gevinsten av den frigjorte tiden som er selve målet, understreker Haugen.
Den menneskelige faktoren: Avlæring og tillit
Konsulent Arne Bangstad har lang erfaring med å bistå kommunehelsetjenester gjennom endringsprosesser og har gjennom dette opparbeidet seg sterk kompetanse på gevinstrealisering. Han mener digitaliseringens største barriere ofte ikke er teknisk, men kulturell.
– Gevinstrealisering er broen mellom Flyts tekniske løsning og en bedre hverdag. Men for å gå over den broen, må kommunen tørre å drive med «avlæring», sier Bangstad.
Han peker spesielt på lederrollen. En leder som i årevis har hatt eierskap til arbeidslistene, må nå ha tillit til algoritmen.
– Den største gevinsten forsvinner hvis man bruker Ruteplanleggeren, men så bruker like mye tid etterpå på å «kontrollere» og manuelt overstyre alt sammen fordi man ikke stoler på maskinen. Man må tørre å gi slipp på gamle metoder for å skape rom for nye, poengterer han.
Foto: F.v. Therese Bjugstad, adm. dir. Flyt, Arne Bangstad, Sten Gunnar Knudsen, leder for forretningsområde Helse i Flyt, og Kristin Mjelde, salg og markedssjef i Flyt.
Hva skal vi med den ekstra tiden?
Bangstad er opptatt av at kommunen må ha en plan for den frigjorte tiden før de i det hele tatt begynner. Hvis Ruteplanleggeren sparer de ansatte for kjøretid og lederen for planleggingstid – hva skal denne tiden brukes til?
– Det er her de virkelige gevinstene ligger. Skal tiden brukes til mer faglig veiledning av ansatte? Skal den brukes til forebyggende hjemmebesøk for å redusere akutte tiltak? spør Bangstad.
– Kommunen må sette et felles mål for den frigjorte tiden og oppnå en kollektiv endring. Frigjort tid kan ikke "lekke bort" til oppgaver som de ansatte selv mener fortjener mer tid. Skal tjenesten bruke frigjort tid til forebyggende hjemmebesøk må alle ansatte holde seg selv ansvarlig for at det faktisk skjer, sier han.
En kultur for datadrevne beslutninger
For at samarbeidet mellom Flyt og kommunen skal lykkes, trekker både Haugen og Bangstad frem betydningen av datakvalitet og kultur.
– Gevinsten er direkte avhengig av at grunndataene i EPJ-løsningen er komplette og presise.Hvis ikke systemet vet nøyaktig hvilken kompetanse som kreves hos en pasient, kan det heller ikke planlegge ruten korrekt, sier Haugen.
Bangstad supplerer med at kommunene må bygge en kultur for datadrevne beslutninger.
– Vi må bort fra magefølelsen og muntlige overleveringer. Når vi kan måle effekten av tiltakene våre svart på hvitt, kan vi også gjøre justeringer som faktisk forbedrer hverdagen for både ansatte og pasienter.
Veien videre
Digitalisering i helsetjenesten handler til syvende og sist om å bygge trygghet, kompetanse og endringskraft. Ved å ta i bruk verktøy som Ruteplanleggeren, kan kommunene flytte fokus fra logistikk til relasjon.
Som Bangstad oppsummerer det:
– Målet er enkelt, men ambisiøst: Teknologien skal ta mindre plass i hverdagen, slik at pleie og omsorg kan ta mer. Men det krever at vi tar beslutninger om hvilke gevinster som er viktigst for akkurat vår kommune, og at vi har mot til å prioritere dem.
