Tverrfaglig samarbeid for automatisk innsending av barnehagelister til NAV

Visma Flyt har utviklet en ny barnehagemodul som automatiserer prosessen med sending av barnehagelister til NAV. Barnehagemodulen ble pilotert i tett samarbeid med NAV og Nittedal kommune. Gjennom dette samarbeidet er det blitt laget et åpent API som andre kommuner også kan koble seg opp mot. Testingen har vist gode resultater.

Bakgrunnen for samarbeidet 

Norge har en ordning med kontantstøtte for barn mellom 13 og 19 måneder. 

Hver måned er alle landets kommuner i henhold til Forskrift om føring av kontantstøtte pålagt å sende lister til NAV med informasjon om samtlige barn i barnehager som mottar kommunalt driftstilskudd. Det er denne forskriften som har dannet rammen for utviklingen av det nye API’et. Visma Flyt har utviklet modulen og integrasjonen for innsending, NAV har levert API’et for elektronisk mottak av barnehagelister.

Visma Flyt har levert fagløsningen Flyt Barnehage til over halvparten av landets kommuner, inkludert Nittedal. Visma Flyt hadde på forhånd tatt kontakt med Nittedal kommune, som var positive til å pilotere løsningen. Toveis-samarbeidet ble dermed utvidet til å omfatte Nittedal, og første kvartal 2025 var løsningen klar for pilotering. Integrasjonen er nå oppe og går og modulen er i salg.

Med den nye modulen utføres innrapporteringen til NAV automatisk av Flyt Barnehage og gir den ansvarlige oversikt og kontroll med prosessen.

Dersom det er behov for manuelle korreksjoner kan brukere som har en rolle med delegerte rettigheter utføre dette.

Ingrid Amundsen fra Nittedal kommune og Ann-Kristin Vike fra Visma har vært sentrale i arbeidet med den nye modulen, og vi i Flyt tok en prat for å få deres erfaringer rundt prosessen.

“Gjennom godt samarbeid har vi fått på plass en løsning som gjør jobben enklere i hverdagen – den går av seg selv, så folk kan faktisk ta ferie uten å måtte tenke på om lista blir sendt inn eller ikke," sier Ann-Kristin Vike. 

“Vi var med på testingen av den første sendingen, da sendte vi listene både manuelt og automatisk for å sjekke at det ble likt, noe det ble,” forteller konsulent Ingrid Amundsen. 

Samarbeidet mellom Visma, NAV og Nittedal kommune beskriver de som konstruktivt og hyggelig, med tett dialog underveis. At alt ble testet med en gang, i en såkalt smidig prosess, bidro til at løsningen kunne tilpasses underveis. 

 Innovasjon og økt sikkerhet

Paragraf 2 i Barnehageforskriften beskriver hvilken informasjon kommunene må sende til NAV. Tidligere var det stor variasjon kommunene imellom når det gjaldt hvilke opplysninger som ble sendt, men gjennom den nye modulen er dette altså blitt standardisert. 

En liste på fem punkter i forskriften definerer hvilke opplysninger kommunen er lovpålagt å registrere. Dette dreier seg eksempelvis om opplysninger om barnehagen og om foresatte, og om avtalt ukentlig oppholdstid i barnehagen. I arbeidet med å utvikle modulen har Visma Flyt vært nøye med å forholde seg til ordlyden i forskriften. Jurister har også vært konsultert i prosessen. Slik er den nye modulen sikret korrekt innhold og rapportering. 

Flyt Barnehage bidrar samtidig til bedre sporbarhet og etterlevelse av lovverket: Løsningen sørger for at nødvendige opplysninger lagres i et digitalt register, som også fungerer som dokumentasjon på hva som er sendt inn. Dette gir kommunene bedre oversikt og er et viktig verktøy for å følge lovgrunnlaget i forskriftens paragraf 3, som pålegger kommunen å slette opplysninger når barnet har fylt seks år, og senest ett år etter at barnet har sluttet.

Fra papirarkiv til sømløst personvern

Den månedlige innrapporteringen til NAV har tidligere hovedsakelig gått via brevpost eller arkivsystemer. Flyt Barnehage gjør denne jobben digital og automatisk – og sikrer samtidig at sletting skjer i tråd med regelverket. Dette gjør det enklere både å ivareta barns personvern og å få oversikt over hvilke data som er sendt inn, og når.

Vi i Visma Flyt har stor tro på samarbeid med tredjeparter, og erfarer stadig at API’er forbedrer våre egne løsninger. For NAV er det også en fordel med digital innsending fordi det bedrer kontrollen med personopplysningene. Derfor oppfordrer de til digital innsending. 

Fordeler og gevinster ved den nye modulen, noen stikkord:

• Oversiktelig og etterrettelig

• Automatisert

• Høy kvalitet på datahåndteringen

• God ivaretagelse av GDPR

• Sikker sletting

• Ingen lokal lagring nødvendig