Midt-Telemark kommune i Vestfold og Telemark fylke er en mellomstor norsk kommune med i overkant av 10.000 innbyggere. Det er spredt bebyggelse, landbruksarealer, skog og dalfører. Rundt halvparten av innbyggerne i kommunen bor i tettstedene Bø, Gvarv, Akkerhaugen og Nordagutu. Resten er spredt utover kommunens nær 500 kvadratkilometer.
Siden november 2021 har Midt-Telemark brukt Visma Flyt Ruteplanlegger til å organisere kommunenes hjemmetjeneste. Kommunen har nær 400 brukere, fordelt på to avdelinger plassert i tettstedene Bø og Gvarv. De to avdelingene med til sammen 59 årsverk har ansvar for hver sin sone i kommunen.
Monica Øygarden Halvorsen, avdelingsleder ved hjemmesykepleien avdeling Bø, forteller at hun er svært fornøyd med hvordan tjenesten har forandret seg etter innføringen av den elektroniske ruteplanleggeren.
– Totalt sett er vi veldig fornøyd. Vi opplever at dette er et godt verktøy. Vi får mer ansikt til ansikt tid med brukerne og vi får mer tid til administrative oppgaver som omhandler brukerne.
Også et styringsverktøy
Ingar Haugen jobber som systemkoordinator i Midt-Telemark kommune. Han forteller at de var ute etter et bedre styringsverktøy for hjemmetjenesten da de gikk til anskaffelse av Visma Flyt Ruteplanleggeren.
– Det er vanskelig å vite hvor travelt hjemmetjenesten har det når man ikke har noe data på reisetid. Det har vi nå. Ruteplanleggeren er med på å gi lederne et bedre bilde på hvor mye bemanning de må ha, sier Haugen, og legger til:
– Slike data er viktig inn mot budsjettprosesser i kommunen.
Linda Bråthen er nylig ansatt i jobben som avdelingsleder ved hjemmesykepleien på Gvarv. Hun forteller at det er en annen hverdag i tjenesten nå enn sist hun satt i tilsvarende stillingen.
– I vår sone har vi litt kjørevei. Brukerne bor spredt, så det å ha oversikt over reisetid er verdifullt. Ruteplanleggeren hjelper meg å holde oversikten på det totale bilde, sier Bråthen.
I Bø forteller Monica Øygarden Halvorsen at de nå har mye bedre oversikt på både antall ansatte de trenger og hverdagen til de ansatte.
– Tilrettelegging ved sykefravær er enklere. I kveld for eksempel skal vi ha et stort personalmøte. Da kan vi passe på at de som skal på møtet, ikke kan ha pasienter før etter klokken 18.00. Jeg har allerede nå kjørt en optimering for i kveld, for å se om det går opp. Det gjør det, og da trenger jeg ikke å hente inn ekstra personnel fordi jeg er usikker på om det går. Uten Ruteplanleggeren hadde jeg nok gjort det, forteller hun.
Rett kompetanse til rett pasient
En av de store gevinstene med elektronisk ruteplanlegging er alle mulighetene som ligger i løsningen. Det er tjenesten selv som velger hva som er viktigst av besøkskontinuitet, det å rekke over brukerne til rett tid og kjøretid. I tillegg sørger den for at pleieren som besøker en bruker, alltid har rett kompetanse til å hjelpe nettopp denne brukeren.
– Det å utnytte kompetansen til de ansatte er avgjørende. Rett pleier til rett bruker er noe som er veldig viktig, vi må bruke de ansatte riktig. Det hjelper ruteplanleggerne oss med. De ansatte opplever at de har de rette brukerne med tanke på sin kompetanse, forteller Bråthen.
Øygarden Halvorsen forteller at de sparer mye tid på morgenen nå som de får optimerte ruter rett fra Ruteplanleggeren.
– Før, når vi lagde manuelle ruter, var det ofte slik at assistentene hadde sykepleieroppdrag på sine ruter. Da måtte de bruke tid på å bytte og trikse for å få det til å gå. Oppdragene kunne fort bli veldig ujevnt fordelt blant de ansatte. Sånn er det ikke nå lengre, det snakker de mye om i gruppa her i Bø.
Ingar Haugen stemmer i med de to damene:
– Nå er rutene tilpasset de som faktisk kommer på jobb. Det var de ikke før. I hjemmetjenesten er det høy turnover, sykefravær og andre ting. Ting skjer, og da er det lett å gjøre en ny optimering hvis arbeidsstokken endres med liten forvarsel, forteller han, før Øygarden Halvorsen supplerer:
– På fredag kom det inn en delvis sykemelding. Da kjørte vi en optimering for å se om det gikk greit å ha en person mindre på mandag. Listen så full ut, men vi så etter optimeringen at det gikk bra. De ansatte kommenterte ikke engang at det var en person mindre rundt bordet mandag morgen.
Andre kommuner
Etter rundt et års bruk, med noen innkjøringsproblemer, er ikke Øygarden Halvorsen i tvil om at hun ville anbefalt andre kommuner å ta i bruk elektronisk ruteplanlegging.
– Det har jeg allerede gjort. Vi bor i en liten kommune og det er mange små kommuner rundt om kring som spør meg hvordan det går. Jeg er ikke redd for å si at det har vært utfordringer, men gevinstene er så store. Det handler mye om rett kompetanse til rett bruker, og besøkskontinuitet. Og de ansatte har fått en mye bedre arbeidshverdag, forklarer hun.
Siden oppstarten i november 2021 har de opplevd stor utvikling i programvaren.
– Visma har vært veldig flinke til å lytte til oss og utvikle de tingene som vi har hatt utfordringer med, sier Haugen.
– Jeg er veldig glad for at vi gikk i gang med dette. Det var som Ingar sier utfordringer i starten. Men Visma har jobbet med dem. Det er en helt annen måte å jobbe i Ruteplanleggeren på nå, kontra i november i fjor. En veldig god måte, avslutter Øygarden Halvorsen.
Vil du vite mer om Visma Ruteplanlegger for hjemmetjenesten kan du lese mer og se webinaropptak på våre nettsider.