Kommunene pålegges stadig større krav til dokumentasjon og rapportering, og skolene er intet unntak. Med digitalisering lettes arbeidsbyrden for både lærere og administrasjonen – samtidig som dialogen mellom skole og hjem blir bedre.
Skolene i Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal (SÅTE-kommunene) hadde den samme digitale utfordringen som mange andre skoler i norske kommuner:
– Vi hadde et gammeldags system der brukerterskelen var veldig høy. I tillegg hadde vi en hybrid løsning med litt lokalt og litt ute i skyen. Det gjorde det utfordrende med oppdateringer siden vi måtte stenge systemet, og det krevde mye ressurser med tanke på testing og manuelt arbeid. Hver gang det kom en ny fagkode måtte vi oppdatere manuelt. Alt i alt var det veldig ressurskrevende, forklarer systemansvarlig for skole i Trysil kommune, Øivind Stengrundet.
– Hva tror du er årsaken til at norske skoler ofte henger etter med digitalisering?
– Det kan skyldes at man mangler sentrale ressurspersoner som kan styre utviklingen. Dessuten er det vanskelig å frigjøre personer til kursing – du har noen få planleggingsdager, men der er det allerede mye som skal inn. I tillegg er kommuneøkonomien stram. Det har ført til at etterslepet har blitt stort, sier Stengrundet.
Felles IKT-system for skolen
SÅTE-kommunene har gått sammen om et nytt felles IKT-system blant annet for skolen, med Trysil som vertskommune. Det betyr at alle som jobber med IKT er ansatt der, uavhengig av hvilken kommune de egentlig jobber i.
– Det gir oss stordriftsfordeler. Vi er få innbyggere i noen av kommunene. Ved å samarbeide får vi flere som er involvert, vi kan avlaste hverandre og vi får et større fagmiljø. Og vi kan få rabatterte priser ved innkjøp fordi vi blir en større og mer slagkraftig enhet overfor leverandører, sier Stengrundet.
Til grunn for de fire kommunenes satsing ligger en klar digitaliseringsstrategi.
– En av de viktigste oppgavene for oss er å gjøre oss uavhengig av enkeltpersoner, og flytte driften bort fra egne lokaler og inn i skyen. Vi vil ha mobilitet, og dette er et prinsipp vi har styrt etter, forklarer Stengrundet.
Den tilhørende appen, Min Skole, gjør det enda enklere med skole-hjem dialog.
Alle blir mer effektive
Stengrundet forteller at kommunene nå bruker mindre tid på oppgaver som har blitt automatisert, som for eksempel oppdateringer av personopplysninger.
– Dessuten er det færre oppgaver som utføres av bestemte personer. Tidligere var det administrasjonen som gjorde nesten all jobb. Nå har lærerne mulighet til å gjøre det selv, uten å være avhengig av andre for å få utført jobben sin.
– Noen vil kanskje si at lærerne har nok å gjøre fra før?
– Da er vi nøye på å understreke at lærerne ikke må gjøre mer, men de har mulighet til å gjøre det uten å måtte vente på at andre gjør det for dem.
La vekt på brukervennlighet
Digitaliseringen av SÅTE-kommunenes tjenester har, i tillegg til at de har fått færre leverandører å forholde seg til, gitt mange gevinster på områder som effektivitet, økonomi, kostnader, tilgjengelighet og ressursbruk.
– Vi har også blitt mye flinkere på andre fellesområder i kommunen. Nå skal alle kjøre samme system innen helse, økonomi og så videre. Vi skal ha felles systemer som letter opplæring, og det er lettere å få hjelp fra andre kommuner. Ved for eksempel sykemelding kan vi få hjelp fra andre kommuner fordi de allerede har kompetansen på systemet. Dessuten er det tidsbesparende, og det frigjør administrasjon til mer pedagogiske oppgaver, sier Stengrundet.
Han forteller at kommunene var opptatt av, og la stor vekt på brukervennlighet, da de skulle velge ny systemleverandør.
– Våre utfordringer med tanke på opplæring og store geografiske avstander gjorde at vi valgte Flyt Skole. Systemet har en intuitiv brukerflate – det er en klar og tydelig logikk i alle oppgaver. Det er gjenkjennbart både for foreldre, lærere, SFO-ansatte og administrasjon – alle ser det samme bildet. Innsynsmulighetene for foresatte er også veldig tiltalende – de kan følge med på alt fra karakterer til fravær og anmerkninger.
Stengrundet forteller at de har fått veldig bra oppfølging fra Visma Flyt hele veien.
– Det er veldig trygt å ha en fast prosjektleder, og en fast ressursperson som har kjørt alt av kurs og nettmøter. Det er fint med direkte kontakt isteden for bare å treffe en vilkårlig person.
Enkelt å komme i gang – enkelt å bruke
– Jeg vil også gi skryt for supportmulighetene. Det er noe som heter Visma Community der du kan diskutere med andre brukere. Du kan utveksle løsninger og stille spørsmål. Supportavdelingen til Visma Flyt er også inne og svarer regelmessig. Du kan også melde inn endringsønsker, sier Stengrundet.
Ifølge Stengrundet er Flyt Skole veldig enkelt, har en lav brukerterskel og en klar logikk.
– De som har brukt litt ulike datasystemer vil kunne ta det med en gang. Vi brukte to timer per skole på planleggingsdager, med én times opplæring og én time for å sørge for at alle ligger inne med riktige roller – og så var vi i gang.
Og Flyt Skole har ført til mindre papir og mer effektivitet.
– Vi har blitt kvitt mange papirløsninger – blant annet måtte føring av anmerkning tidligere gjøres i papirform, og så måtte vi gi beskjed til kontaktlærer, som da kunne gå inn og lese papirprotokollen. Når vi gjør en anmerkning i dag sendes det umiddelbart en epost til kontaktlærer om hvilken elev det gjelder, hva som har skjedd og hvem som har ført anmerkningen, forklarer Stengrundet.