Bruken av Visma Flyt Sikker Sak, for digital journalføring ved krisesenteret på Romerike, har ført til at de ansatte føler seg trygge på at brukernes personvern og rettssikkerhet blir ivaretatt på en god måte.
Krisesenteret har et tilbud til de som er utsatt for vold eller overgrep fra en partner, familie eller andre de har et nært forhold til. Fra 1. januar 2010 ble krisesentertilbudet en lovpålagt oppgave i Norge. Loven sier at norske kommuner har plikt til å sørge for et krisesentertilbud til sine innbyggere.
I Norge finnes det omlag 45 krisesentre. En del har kommet i gang med digital journalføring ved krisesenteret, men flere av disse fører fremdeles journal på papir. I 2014 startet Romerike Krisesenter opp med digital journalføring, før de i 2021 gikk over til saksbehandlingssystemet Visma Flyt Sikker Sak.
Renate Iversen, HR-leder ved Romerike Krisesenter, forteller at før de gikk over til Sikker Sak hadde de vært innom digital journalføring i to andre løsninger. Men ingen av de var tilrettelagt på en god nok måte for krisesenteret.
– Vi startet egentlig å se etter et HR-system og fant Visma Flyt Ressursstyring. Da oppdaget vi også Sikker Sak, som vi fort skjønte var en smart løsning for digital journalføring ved krisesenteret, forteller Iversen.
– Det er smart at programmene snakker sammen og er bygget opp med samme logikk. Og de løsningene som ligger i Sikker Sak gjorde at vi tenkte at dette blir veldig bra. I tillegg vekket det umiddelbart tillit hos oss at Visma er en stor leverandør med mange verktøy og et stort kundeserviceapparat, fortsetter hun.
Rettssikkerhet og personvern
Etter dagens lovverk er det ikke krav om journalføring ved krisesentrene. Bufdir skriver likevel på sine nettsider at det er nødvendig med en enkel journalføring for å sikre god oppfølging og systematisk kartlegging. Journalføring gjør også arbeidet mindre personavhengig og sårbart ved sykdom, ferie og annet fravær.
Krisesenteret i Romerike har 23 ansatte som dekker 12 eierkommuner med totalt 310.000 innbyggere. For Iversen er det liten tvil om at digital journalføring ved krisesenteret har flere gevinster.
– Vi føler oss trygge på at GDPR og personvernet blir ivaretatt på en god måte. For mange brukere er det en stor risiko, nesten helt umulig, å ta med seg en papirjournal i hånda når de drar fra krisesenteret. Det er for stor risiko for at voldsutøveren får tak i den, forklarer hun.
Krisesenteret har heller ikke lov å arkivere journalene i mer enn to år. Noe som kan være problematisk dersom det blir en rettssak ved en senere anledning.
– Selv om du vært hos oss, og har anmeldt saken er det ingen garanti for at vi fortsatt har journalen for eksempel når saken skal opp i retten. Er saken over to år gammel har vi ikke samtykke til å oppbevare den. Dermed kan brukeren risikere å sitte uten dokumentasjon på kontakten med krisesenteret. Men med Sikker Sak har vi mulighet til å sende journalen digitalt til brukeren. Da ivaretar vi brukernes rettssikkerhet på en mye bedre måte ved at de selv kan oppbevare journalen og ha bevis i en eventuell rettssak, sier Iversen.
Har blitt bedre på journalføring
Med Visma Flyt Sikker Sak får krisesenteret et fleksibelt system hvor tjenesten selv bestemmer hvilke funksjoner den ønsker å benytte seg av. Fra det helt enkle, til det mer avanserte. Kodeverket tilpasses sammen med fagkonsulent fra Visma etter lokale behov og ønsker.
– Det jeg synes var en av de store fordelene var at Mari, som var vår fagkonsulent, har fagbakgrunn som er relevant for vårt arbeid. Det gjorde at hun var en god sparringspartner for hvordan Sikker Sak kunne bygges og settes opp til å kunne fungere på en god måte for akkurat oss. Vi fikk se hvor fleksibelt, og hvor mange muligheter systemet faktisk har, sier Iversen og legger til:
– Det var satt av god tid til implementering, noe som gjorde at vi fikk god tid til å tenke oss om for hvordan vi ville ha ting i løsningen. Vi fikk også bevisstgjort en del ting rundt journalføringen vår. Resultatet er at vi har fått et veldig godt malverk for journalene våre, som igjen har ført til at vi har blitt bedre på journalføring.
Samarbeid med andre instanser
For krisesenteret har journalsystemet en rekke funksjoner ut over selve journalføringen. Blant annet gir systemet et helhetlig bilde over kontakt med den enkelte bruker. Ansatte kan ha sikkert digital kommunikasjon med andre kollegaer, og de kan sikkert sende og motta brev digitalt til andre instanser.
– Det er mye kortere vei for kommunikasjon til andre instanser, både fra oss, men også til oss. Det er lett å sende bekymringsmelding til barnevernet og vi kan sende journaler som er ført digitalt til for eksempel politiet eller brukerens advokat. Det fremstår rett og slett mye mer profesjonelt overfor samarbeidspartnere og brukere.
Hva vil du si til et krisesenter som vurderer å sette i gang med digital journalføring i Sikker Sak?
– Jeg vil anbefale dem å få demonstrasjon for å få se hvordan det fungerer. Eller høre med et av krisesenter som allerede har implementert løsningen. Vi på Romerike er veldig fornøyd. Men alle må gjøre en egen vurdering: Vil dette bidra til at vi får en personvernmessig bedre tjeneste? Blir det en bedre og ikke minst tryggere tjeneste for brukeren? I en sånn diskusjon burde man ha med noen som er modne for et nytt system og noen som er skeptiske. Da får man en god diskusjon.
For de som skulle være redd for at systemet er krevende å lære seg, har Iversen en beroligende beskjed:
– Jeg er en sånn som lar en ny telefon ligge i to måneder før jeg tar den i bruk. Fordi jeg blir litt “it-skremt”. Men dette systemet er enkelt og greit, og veldig lettvint å forstå.
Vil du vite mer om bruken av Visma Flyt Sikker Sak til journalføring på krisesenteret? Du finner mer informasjon om løsningen på våre nettsider. Der kan du også komme i kontakt med oss. Vi tar gjerne en prat og viser dere hvordan løsningen fungerer.