– Selv har jeg erfaring med at møtereferat blir liggende i skuffen når de skulle ha vært skrevet. Det er ikke alltid det som blir satt øverst på lista i en hektisk arbeidshverdag. Når man først får skrevet et referat er det gammelt nytt. I tillegg må du printe ut, skrive på konvolutter og sende referatet i posten.
Når mottakerne får det er det ikke sikkert at det er felles enighet og forståelse for det som er skrevet. Man kan ha tolket ulikt under møtet. Dette tar mye tid. Nå kan vi i stedet skrive møtereferat under møtet. Det er ferskvare i det man går ut av møtet, og man kan lukke det uten å tenke på referater og papirarbeid i etterkant. Dette er med på å effektivisere og forenkle arbeidshverdagen, forteller Heidi Matre, leder for koordinerende team på Tildelingskontoret i Tromsø.
Møter kombinert med elektronisk logg
Møter vil fortsette som tidligere. Forskjellen blir at alle kan stille spørsmål i det de oppstår. Man behøver ikke å skrive ned spørsmålene, legge dem i skuffen og vente til neste møte. Nå kan man stille dem direkte i Stafettloggen til aktøren det gjelder og få svar umiddelbart.
– Det er en bedre måte å arbeide på at vi kan stille spørsmål, sende meldinger, gi beskjeder og bevare kommunikasjonen utenom møtene. Hvis en foresatt har et spørsmål til en helsesøster behøver ikke spørsmålet å gå via læreren som er stafettholder. De kan stille spørsmålet direkte til helsesøster på Stafettloggen og motta svar der. Tidligere har telefonen vært et mye brukt verktøy, for å få tak i de rette menneskene. Nå slipper man det, forteller Heidi Matre.
Enklere å koordinere for helsestasjonen
Helsesøster Linda Dale i Tromsø kommune kjenner seg godt igjen i det Heidi Matre forteller.
– Som helsesøster har jeg brukt mye tid på å diskutere med barnehager og skoler i forhold til Individuell plan, om hvem som skal koordinere samarbeidet rundt barnet eller ungdommen. Med Stafettloggen ser vi at koordineringsjobben vil være enklere, og forhåpentligvis bidra til færre diskusjoner rundt dette, forteller Linda Dale.
Hennes mening er at noen av de som får vedtak om Individuell plan ikke nødvendigvis har behov for det, men at et koordineringsarbeid er nok. Dette mener hun blir enklere med Stafettloggen.
– Det blir forhåpentligvis enklere for skoler og barnehager å være koordinatorer og ikke bare oss helsesøstre, som det gjerne har vært til nå. Ofte har skole eller barnehage nærmere kontakt med barnet eller ungdommen enn det vi har. I tillegg vil det lette at vi får en elektronisk loggføring og unngår møtereferater, forteller Dale.
Tidligere var møter vanskelig å drifte
For SLT-koordinator Bjarne Woll forenkler det jobben med BTI-modellen. Da han begynte i jobben i Tromsø kommune hadde han en intensjon om å ha mange tverrfaglige møter, men å drifte det viste seg å være vanskelig.
– Tromsø er en stor og omfattende kommune for en SLT-koordinator. Jeg er derfor glad for at BTI-modellen har blitt innført slik at tverrfaglig samarbeid er satt i system, forteller Woll.
For prosjektgruppen var det viktig at anskaffelsen av Stafettloggen og de andre plantypene skulle være brukervennlig, fordi ansatte har en travel hverdag.
– I Stafettloggen ser vi at vi blir tvunget til å skrive kort og konsist om hva vi skal jobbe med og hvordan vi fordeler ansvar. Foreløpig har vi noe mer erfaring med Individuell plan enn med Stafettloggen, men tilbakemeldingene fra brukerne er at de opplever det tidsbesparende å bruke, forteller Bente Høiseth, prosjektleder for BTI-modellen i Tromsø kommune.
Stafettloggen og plantypene erstatter ikke saksbehandlingsprogram eller journalprogram. Det kommer i tillegg.