Det forteller Kari Synnøve Tveit, som jobber med skoleadministrasjon med utvidet ansvar for SFO ved Kvinnherad kommune. Hovedmålet med Visma Flyt Skole er å effektivisere administrasjonen av norske skoler. Den nettbaserte skyløsningen kan taes i bruk hvor som helst, og er et arbeidsverktøy for å løse brukernes oppgaver på en effektiv måte.
– Tidligere kunne en hel dag gå med på å legge inn variabel lønn. Det var lett å gjøre feil. Nå er det enkelt å legge inn fordi løsningen er brukervennlig. Med Visma Flyt Skole går det av seg selv, forteller Tveit.
Variabel lønn kunne være en utfordring da det ikke alltid ble korrekt på grunn av manuelle timer. Nå legger Tveit inn alle opplysninger, og systemet legger sammen korrekt.
– Visma Flyt Skole skiller seg ut med at det er oversiktlig og brukervennlig. Jeg merker at jeg får god kontroll, og det er en trygghet at alt fungerer.
Enkelt å skrive inn elever
Tidligere gruet administrasjonen seg til innskriving av nye elever da det tok mye tid å innhente informasjon. Nå henter de opplysningene fra folkeregisteret, og legger elevene inn i klasse, gruppe og lignende.
– Nå er det mye enklere å skrive inn elever, og det er kjekt. Det er faktisk veldig enkelt, sier Tveit, og poengterer at det er gjort på null komma null.
For Aktivitetsskolen sin del har kommuner ulike tilbud. I dagens system legges barnets tilbud inn, samt person som skal motta faktura. Søsken som legges inn får søskenvariasjon.
– Jeg synes løsningen ivaretar dagens krav til dokumentasjon på en god måte, og den samhandler godt med andre IT-systemer, som blant annet økonomi og lønnssystemet fra Visma, forteller Tveit.
Fra skeptisk til entusiastisk
– Jeg var skeptisk til å ta i bruk en ny administrasjonsløsning, ikke fordi vi ikke hadde behov, men alt som ventet oss med en ny løsning. Etter å ha jobbet i Visma Flyt Skole dette skoleåret er jeg svært positiv. Det har vært enkelt å sette seg inn i det og ikke minst å bruke det, forteller Arne Lunestad, inspektør på Rosendal ungdomsskole.
I 25 år har Lunestad jobbet i skolevesenet, som både lærer og inspektør. Han har merket store forandringer i skolen i løpet av sin tid i arbeidslivet.
– Før måtte vi gjøre alt for hånd, mens nå jobber vi heldigitalt. Det er mye enklere og oversiktlig i dag enn før. Samtidig er det mye større krav til dokumentasjon og rapportering, og da er man avhengig av å jobbe i systemer som ivaretar brukernes behov, og er oppdaterte på dagens krav. Det må bidra til å effektivisere arbeidshverdagen og ikke motsatt, sier han.
Større krav til dokumentasjon
Kommunene pålegges stadig større krav til dokumentasjon og rapportering. Resultater av nasjonale prøver skal apporteres til Utdanningsdirektoratet og karakterer rapporteres til Grunnskolens Informasjonssystem. Sentrale myndigheter stiller også strengere krav til elektronisk arkivering.
Rosendal ungdomsskole har siden 2005 jobbet i elektroniske løsninger, men opplever først nå en forenkling av arbeidshverdagen.
– Det er en intuitiv og selvforklarende løsning. Det er helt avgjørende at løsningen vi bruker er enkel å forstå og effektiv for oss å bruke. Når vi jobber i et enkelt arbeidsverktøy får vi mer tid med elevene, forteller Lunestad.
I Visma Flyt Skole har inspektøren full oversikt over variabel lønn, vikarer, elever, karakterer, fravær, orden og oppførsel, fag, tilleggsfag, valgfag, eksamen, grupper, kontaktpersoner, foresatte og arkiverte bilag.